PAGE政府檔案員工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位的檔案員工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映政府工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全和保密。二、檔案員職責(zé)（一）檔案收集1.負(fù)責(zé)收集政府各部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。2.定期對(duì)各部門的文件材料進(jìn)行清查，督促及時(shí)歸檔，防止文件材料的散失。（二）檔案整理1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等技術(shù)處理，確保檔案的整齊美觀。（三）檔案保管1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。（四）檔案利用1.建立檔案查閱、借閱制度，為政府各部門及社會(huì)公眾提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為政府決策、工作研究等提供參考依據(jù)。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確及時(shí)。（六）檔案鑒定與銷毀1.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各種文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門與其他部門之間的來往文件、函件、協(xié)議書等。4.本部門工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.反映本部門工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像、實(shí)物等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案員。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議召開后及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理制度（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類，科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)分類，人事檔案按照人員類別分類，會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度分類，聲像檔案按照載體形式分類。（二）編號(hào)方法1.文書檔案采用年度流水號(hào)，即每年從1號(hào)開始依次編號(hào)。2.科技檔案按照項(xiàng)目編號(hào)，在項(xiàng)目編號(hào)下再按照專業(yè)進(jìn)行細(xì)分編號(hào)。3.人事檔案按照人員編號(hào)，一人一號(hào)。4.會(huì)計(jì)檔案按照憑證號(hào)、賬簿號(hào)等進(jìn)行編號(hào)。5.聲像檔案按照錄制時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行編號(hào)。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。（四）裝訂規(guī)范1.文書檔案應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀。五、檔案保管制度（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)，面積應(yīng)滿足檔案存放的需要。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。（三）庫房管理1.檔案員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。2.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（四）檔案保護(hù)1.對(duì)珍貴和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制、縮微、裱糊等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。六、檔案利用制度（一）查閱規(guī)定1.政府各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案員處查閱。2.社會(huì)公眾查閱檔案的，應(yīng)持有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記1.檔案員應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案庫房的設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，采用手工或電子方式進(jìn)行記錄。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送1.檔案員應(yīng)按照上級(jí)檔案管理部門的要求，定期報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。八（此處序號(hào)有誤，應(yīng)為七）、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合政府工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理，提出保管期限建議。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和存毀意見。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門批準(zhǔn)后