PAGE檔案安全與保密檢查制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的安全與保密管理，確保檔案信息的完整性、準確性和保密性，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，特制定本檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務部門以及接觸檔案的工作人員。（三）依據本制度依據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準制定。二、檔案安全檢查（一）檢查內容1.檔案實體安全庫房環(huán)境：檢查檔案庫房的溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備是否正常運行，確保庫房環(huán)境符合檔案保存要求。溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。檔案存儲：檢查檔案的存放方式是否規(guī)范，是否按照類別、年度、保管期限等進行有序排列，便于查找和管理。檔案應存放在專用的檔案柜或貨架上，避免直接接觸地面和墻壁。檔案載體：檢查檔案的載體狀況，如紙質檔案是否有破損、霉變、褪色等現象，電子檔案是否存儲安全，存儲介質是否定期進行備份和維護。2.檔案信息安全網絡安全：檢查檔案管理系統(tǒng)的網絡安全防護措施是否到位，是否設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網絡攻擊和非法訪問。數據備份：檢查電子檔案的數據備份情況，是否按照規(guī)定的時間間隔和存儲方式進行備份，備份數據是否存儲在安全的位置，并定期進行恢復測試，確保數據的可恢復性。用戶權限：檢查檔案管理系統(tǒng)中用戶權限的設置是否合理，是否根據人員的工作職責和業(yè)務需求分配相應的操作權限，防止越權操作和信息泄露。（二）檢查頻率1.定期檢查檔案管理部門應每月對檔案庫房進行一次全面的安全檢查，包括庫房環(huán)境、檔案存儲等方面。每年對檔案信息安全進行一次專項檢查，包括網絡安全、數據備份、用戶權限等方面。2.不定期檢查根據實際情況，檔案管理部門可隨時對檔案安全情況進行不定期檢查，如在發(fā)生自然災害、系統(tǒng)故障、人員變動等特殊情況后，及時進行檢查，確保檔案安全。（三）檢查人員1.檔案管理部門工作人員：負責對檔案庫房的日常安全檢查，包括庫房環(huán)境、檔案存儲等方面的檢查。2.信息技術部門工作人員：負責對檔案信息安全進行檢查，包括網絡安全、數據備份、用戶權限等方面的檢查。3.內部審計人員：定期對檔案安全檢查制度的執(zhí)行情況進行審計，監(jiān)督檢查人員的工作是否到位，檔案安全管理是否符合規(guī)定要求。（四）檢查記錄與報告1.檢查記錄：檢查人員應如實填寫檔案安全檢查記錄，詳細記錄檢查時間、檢查內容、發(fā)現的問題及處理情況等。檢查記錄應妥善保存，以備查閱。2.檢查報告：每次檢查結束后，檢查人員應及時撰寫檢查報告，總結檢查情況，分析存在的問題，并提出改進措施和建議。檢查報告應提交給檔案管理部門負責人審核，并報送公司/組織相關領導。三、檔案保密檢查（一）檢查內容1.保密制度執(zhí)行情況檢查公司/組織內部是否建立健全檔案保密制度，相關人員是否熟悉并遵守保密制度的規(guī)定。檢查保密制度的宣傳教育情況，是否定期組織員工進行保密培訓和教育，提高員工的保密意識。2.保密措施落實情況物理隔離：檢查檔案庫房是否設置專門的保密區(qū)域，與其他區(qū)域進行有效的物理隔離，防止無關人員進入。文件管理：檢查檔案文件的收發(fā)、傳遞、借閱、歸還等環(huán)節(jié)是否嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，是否進行登記和審批，確保文件在流轉過程中的安全。人員管理：檢查接觸檔案的工作人員是否簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。對離職人員的檔案交接是否進行嚴格監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。3.保密技術防范檢查檔案管理系統(tǒng)是否采用加密技術，對重要檔案信息進行加密存儲和傳輸，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。檢查是否配備必要的保密設備，如加密機、碎紙機等，確保檔案信息的安全銷毀和處理。（二）檢查頻率1.定期檢查檔案管理部門應每季度對檔案保密情況進行一次全面檢查，重點檢查保密制度執(zhí)行情況、保密措施落實情況等。每年對保密技術防范措施進行一次專項檢查，確保保密技術設備的正常運行和有效性。2.不定期檢查根據實際情況，檔案管理部門可隨時對檔案保密情況進行不定期檢查，如在發(fā)生重大活動、重要文件發(fā)布等敏感時期，加強對檔案保密的檢查力度。（三）檢查人員1.檔案管理部門工作人員：負責對檔案保密制度執(zhí)行情況、文件管理等方面進行檢查。2.保密工作機構人員：負責對保密措施落實情況、保密技術防范等方面進行檢查。3.內部審計人員：定期對檔案保密檢查制度的執(zhí)行情況進行審計，監(jiān)督檢查人員的工作是否到位，檔案保密管理是否符合規(guī)定要求。（四）檢查記錄與報告1.檢查記錄：檢查人員應如實填寫檔案保密檢查記錄，詳細記錄檢查時間、檢查內容、發(fā)現的問題及處理情況等。檢查記錄應妥善保存，以備查閱。2.檢查報告：每次檢查結束后，檢查人員應及時撰寫檢查報告，總結檢查情況，分析存在的問題，并提出改進措施和建議。檢查報告應提交給檔案管理部門負責人審核，并報送公司/組織相關領導。四、問題處理與改進（一）問題發(fā)現與整改1.檢查人員在檢查過程中發(fā)現檔案安全或保密問題時，應及時記錄并報告給檔案管理部門負責人。2.檔案管理部門負責人應根據問題的嚴重程度，立即組織相關人員進行分析和研究，制定整改措施，并明確整改責任人和整改期限。3.整改責任人應按照整改措施認真落實整改工作，確保問題得到及時解決，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門負責人。（二）跟蹤復查檔案管理部門應在整改期限結束后，對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。如發(fā)現整改不到位或仍存在問題，應責令整改責任人繼續(xù)整改，并對整改情況進行持續(xù)跟蹤，直至問題得到妥善處理。（三）總結與改進1.檔案管理部門應定期對檔案安全與保密檢查工作進行總結，分析存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，總結經驗教訓，不斷完善檔案安全與保密管理制度和檢查方法。2.根據總結情況，制定針對性的改進措施，持續(xù)提高檔案安全與保密管理水平，確保公司/組織檔案信息的安全與保密。五、培訓與教育（一）培訓內容1.檔案安全知識：包括檔案庫房管理、檔案載體保護、檔案信息安全等方面的知識。2.檔案保密知識：包括保密制度、保密措施、保密技術等方面的知識。3.法律法規(guī)：學習與檔案安全和保密相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等，增強員工的法律意識。（二）培訓方式1.定期培訓：檔案管理部門應定期組織員工進行檔案安全與保密培訓，培訓頻率每年不少于[X]次。培訓可采用集中授課、專題講座、在線學習等方式進行。2.專項培訓：根據實際工作需要，針對檔案安全與保密工作中的重點、難點問題，組織專項培訓，提高員工的專業(yè)技能和應對能力。3.案例分析：通過分析檔案安全與保密方面的典型案例，讓員工深刻認識到問題的嚴重性，吸取教訓，增強員工的安全意識和保密意識。（三）培訓考核1.培訓結束后，應對員工進行考核，考核方式可采用考試、撰寫心得體會、實際操作等方式進行。2.考核結果應記錄在員工培訓檔案中，作為員工績效評估、晉升、獎勵等的參考依據。對考核不