PAGE銀行檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，規(guī)范檔案查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在銀行經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及全體員工在辦理業(yè)務(wù)、開展工作過程中涉及檔案查借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：檔案查借閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及本行相關(guān)規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。3.規(guī)范有序原則：明確查借閱流程，嚴(yán)格審批程序，保證查借閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.服務(wù)高效原則：在保證檔案安全和規(guī)范的前提下，為業(yè)務(wù)辦理和工作開展提供高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本行各類檔案，建立健全檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.對檔案查借閱申請進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)，并對查借閱過程進(jìn)行監(jiān)督。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.根據(jù)工作需要，提出檔案查借閱申請，明確查借閱目的、范圍和期限等。3.對查借閱的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。4.在業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.對檔案查借閱情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案的歸還情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類本行檔案分為以下幾大類：1.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。2.信貸檔案：涵蓋貸款申請、審批文件、合同協(xié)議、貸后管理資料等。3.風(fēng)險管理檔案：如風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)控記錄等。4.行政檔案：包含公文、會議記錄、人事檔案等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)種類進(jìn)行細(xì)分，如儲蓄業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案等。6.科技檔案：涉及系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)備維護(hù)等方面的資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保編號與檔案內(nèi)容相對應(yīng)，便于識別和檢索。編號方法如下：1.采用數(shù)字編碼方式，每類檔案有獨(dú)立的編號段。2.編號由類別代碼、年份代碼、流水號等部分組成。例如，會計檔案編號為：KJ[年份代碼][流水號]，其中KJ為會計檔案類別代碼，年份代碼為四位數(shù)字表示檔案形成年份，流水號為按順序編排的號碼。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍與要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好，符合檔案保存要求。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲。（二）整理方法與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編目，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，確保編目準(zhǔn)確、清晰。3.整理后的檔案應(yīng)裝訂整齊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行存放，并在盒（夾）面上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)安裝必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本行實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、定期（如3年、5年、10年、15年、20年等）。2.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案查借閱流程（一）查借閱申請1.本行員工因工作需要查借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查借閱申請表》，詳細(xì)注明查借閱目的、檔案名稱、編號、范圍、期限等信息。2.申請表應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字審批，確保查借閱需求合理、合規(guī)。（二）審核與批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到查借閱申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查借閱目的是否正當(dāng)、范圍是否合理、期限是否符合規(guī)定等。2.對于涉及重要檔案或敏感信息的查借閱申請，應(yīng)報經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審核通過后，檔案管理部門在申請表上簽署意見，并注明批準(zhǔn)的查借閱期限、查閱方式等。（三）查借閱實(shí)施1.申請人憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門辦理查借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)檔案。2.查借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案不被擅自涂改、損毀、丟失。3.對于借閱的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還與注銷1.查借閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。2.核對無誤后，檔案管理人員在申請表上注明檔案已歸還，并將申請表歸檔保存。同時，在檔案管理系統(tǒng)中注銷該次查借閱記錄。七、檔案利用的限制與保密規(guī)定（一）利用限制1.檔案查借閱應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和目的進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查借閱范圍或改變利用目的。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得對外提供或泄露。3.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。（二）保密規(guī)定1.本行員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對在查借閱過程中知悉的檔案信息予以保密。2.禁止在非規(guī)定場所查閱、談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)平臺傳播檔案信息。3.對于涉及保密檔案的查借閱活動，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，并采取必要的保密措施，如限制人員進(jìn)入、對查閱過程進(jìn)行監(jiān)控等。4.違反檔案保密規(guī)定的，本行將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查借閱情況進(jìn)行檢查，包括查借閱手續(xù)是否齊全、檔案歸還是否及時、檔案保管是否安全等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促整改，并記錄在案。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照本行相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對本行檔案管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時改進(jìn)檔案管理工作，完善檔案管理制度和流程。九、附則（