PAGE檔案館劃控利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案的管理與利用，確保檔案信息的安全與合理使用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本劃控利用制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保存的各類檔案，包括但不限于文件檔案、合同檔案、技術(shù)檔案、人事檔案等，涉及公司/組織各部門及所有員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理與利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)公司/組織的利益。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效支持。4.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的利用權(quán)限和程序。二、檔案劃控分類（一）絕密級(jí)檔案1.定義：涉及公司/組織核心商業(yè)機(jī)密、重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。2.范圍：如公司/組織尚未公開的新產(chǎn)品研發(fā)資料、核心技術(shù)配方、重大投資決策文件、高級(jí)管理人員薪酬及人事任免等相關(guān)檔案。（二）機(jī)密級(jí)檔案1.定義：包含重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司/組織的正常運(yùn)營和利益產(chǎn)生較大影響的檔案。2.范圍：例如重要業(yè)務(wù)合同、客戶名單及聯(lián)系方式、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、關(guān)鍵崗位人員績效考核資料等。（三）秘密級(jí)檔案1.定義：涉及公司/組織一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，有一定保密要求的檔案。2.范圍：如普通業(yè)務(wù)流程文件、部門工作計(jì)劃與總結(jié)、一般性員工培訓(xùn)資料等。（四）非保密級(jí)檔案1.定義：對公司/組織正常運(yùn)營和發(fā)展影響較小，可在一定范圍內(nèi)公開的檔案。2.范圍：如已公開的公司宣傳資料、一般性會(huì)議紀(jì)要、行業(yè)公開信息等。三、利用權(quán)限與程序（一）絕密級(jí)檔案1.利用權(quán)限：僅限公司/組織高層管理人員、經(jīng)特別授權(quán)的核心業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)特定人員查閱和使用。2.利用程序：申請：需由使用人填寫絕密級(jí)檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、內(nèi)容范圍等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。審批：申請表提交至公司/組織檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人初審后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，如需復(fù)制，必須另行申請并獲得更高級(jí)別的審批。歸還：查閱完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）機(jī)密級(jí)檔案1.利用權(quán)限：公司/組織中層管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員在其工作職責(zé)范圍內(nèi)可查閱和使用。2.利用程序：申請：使用人填寫機(jī)密級(jí)檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意。審批：申請表交檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。查閱：檔案管理人員提供查閱服務(wù)，使用人可在指定地點(diǎn)查閱，如需摘抄、復(fù)制少量內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記備案。歸還：使用完畢后按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案完整性。（三）秘密級(jí)檔案1.利用權(quán)限：公司/組織各部門普通員工在工作需要時(shí)可查閱。2.利用程序：申請：使用人向所在部門提出申請，并填寫秘密級(jí)檔案利用申請表。審批：部門負(fù)責(zé)人審批同意后，使用人持申請表到檔案管理部門查閱。查閱：檔案管理人員協(xié)助查閱，但不得帶出指定查閱區(qū)域，如需摘抄、復(fù)制，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理部門登記。歸還：查閱結(jié)束后立即歸還檔案。（四）非保密級(jí)檔案1.利用權(quán)限：公司/組織內(nèi)部員工及外部經(jīng)授權(quán)的相關(guān)人員均可查閱。2.利用程序：查閱：可直接到檔案管理部門查閱，無需申請審批，但需在檔案管理部門進(jìn)行登記。復(fù)制：如需復(fù)制非保密級(jí)檔案，可向檔案管理部門提出申請，經(jīng)同意后按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。四、利用登記與記錄（一）登記內(nèi)容每次檔案利用均需進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱及編號(hào)、利用目的、查閱方式（查閱、摘抄、復(fù)制等）、審批情況等。（二）記錄保存檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[具體年限]年，以便日后查詢和審計(jì)。登記記錄可采用紙質(zhì)或電子形式，電子記錄應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查利用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，利用程序是否符合規(guī)定等。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門不定期對檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)檔案的利用審批及操作流程是否合規(guī)。（二）外部檢查積極配合國家檔案管理部門及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，如實(shí)提供檔案利用情況資料，接受外部監(jiān)督。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱、摘抄、復(fù)制、傳播檔案信息。2.超越利用權(quán)限查閱、使用檔案。3.未按規(guī)定進(jìn)行檔案利用登記或登記信息虛假。4.因保管不善導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定登記等，給予警告，責(zé)令改正，并要求違規(guī)人員作出書面檢討。改正后，可繼續(xù)正常利用檔案。2.對于一般違規(guī)行為，如超越權(quán)限查閱檔案等，視情節(jié)輕重，給予通報(bào)批評(píng)、扣減績效分?jǐn)?shù)等處理，并暫停其檔案利用權(quán)限[具體時(shí)長]，待其接受培訓(xùn)并經(jīng)考核合格后恢復(fù)。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如故意泄露絕密級(jí)檔案信息等，給予降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等嚴(yán)肅處理，并依法追究其法律責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案利用相關(guān)培訓(xùn)，針對不同級(jí)別檔案利用人員，講解檔案利用制度、流程及保密知識(shí)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、辦公系統(tǒng)等渠道，宣傳檔案利用制度，提高員工對檔案管理與利用重要性的認(rèn)識(shí)。2.制作檔案利用制度宣傳手冊，發(fā)放給全體員工，方便員工隨時(shí)查閱。八