PAGE市水利局檔案工作制度一、總則（一）目的為加強市水利局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市水利局機關(guān)各科室、局屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市水利局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容應真實反映水利工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則。加強檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露和損毀。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為水利工作提供便捷服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門市水利局設立專門的檔案管理科室，負責全局檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.為水利工作提供檔案查閱、借閱等服務，做好利用登記工作。7.參與檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與水利工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本局形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。3.水利工程項目建設過程中形成的項目建議書、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。4.水資源管理、水政執(zhí)法、防汛抗旱等業(yè)務工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、報表等。5.本局機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、職稱評定等方面的文件材料。6.本局開展的各類科研項目、技術(shù)創(chuàng)新活動形成的文件、成果報告等。7.本局對外交流合作、招商引資等活動中產(chǎn)生的文件、協(xié)議等。8.其他與水利工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室、局屬各單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對重要文件、資料應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.重大水利工程項目檔案應在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔程序1.各科室、局屬各單位將整理好的檔案移交至檔案管理科室。2.檔案管理科室對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收。3.對接收的檔案進行分類存放，并建立檔案臺賬登記。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復。5.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局分管領導批準。（二）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理科室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理科室同意，并登記復印內(nèi)容。（三）借閱程序1.本局工作人員借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，報檔案管理科室批準。2.外單位借閱檔案，須持單位介紹信，填寫借閱申請表，經(jīng)本局分管領導批準后，由檔案管理科室辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定進行鑒定。2.從水利工作的實際需要出發(fā)，確定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務科室人員等組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析。2.參考檔案的利用情況，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報本局分管領導批準。2.檔案管理科室對批準銷毀的檔案進行登記造冊。3.銷毀檔案應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立市水利局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡化傳輸和智能化檢索。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接。2.檔案信息錄入。將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案檢索。利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。4.檔案利用。通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線借閱、審批等功能。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.對檔案電子數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強對檔案管理人員的信息化安全培訓，提高安全意識。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)市水利局成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，負責對全局檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管等工作的質(zhì)量。3.檔案利用與借閱情況。4.檔案信息化建設情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。每年對全局檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對部分科室、局屬單位的檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查。針對檔案管理中的突出問題，開展專項檢查。（四）檢