PAGE設(shè)計成果檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計成果檔案的管理，確保設(shè)計成果檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于設(shè)計成果的查詢、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各設(shè)計部門在設(shè)計項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類設(shè)計成果檔案的管理，包括但不限于設(shè)計圖紙、設(shè)計文件、設(shè)計報告、設(shè)計變更記錄、設(shè)計評審資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則設(shè)計成果檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則設(shè)計成果檔案應(yīng)如實(shí)反映設(shè)計項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則設(shè)計成果檔案應(yīng)涵蓋設(shè)計項(xiàng)目的全過程，包括項(xiàng)目前期調(diào)研、設(shè)計方案、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、設(shè)計評審等各個環(huán)節(jié)的文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)計成果檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)計成果檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)設(shè)計成果檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)對設(shè)計成果檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行檢查和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)對設(shè)計成果檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)設(shè)計成果檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，提高檔案管理的信息化水平。（二）設(shè)計部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)計項(xiàng)目成果檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.負(fù)責(zé)確保本部門設(shè)計項(xiàng)目成果檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好設(shè)計成果檔案的查詢、利用和其他相關(guān)工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目設(shè)計成果檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.對本項(xiàng)目設(shè)計成果檔案的質(zhì)量和完整性負(fù)責(zé)，在項(xiàng)目結(jié)束后及時向設(shè)計部門移交檔案。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的查詢、利用和其他相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)計項(xiàng)目前期調(diào)研資料，包括項(xiàng)目背景、市場調(diào)研、技術(shù)調(diào)研等相關(guān)文件。2.設(shè)計方案文件，包括設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計構(gòu)思、設(shè)計草圖、設(shè)計計算書等。3.設(shè)計圖紙，包括初步設(shè)計圖紙、施工圖、效果圖等各類設(shè)計圖紙。4.設(shè)計變更記錄，包括設(shè)計變更申請、變更審批文件、變更圖紙等。5.設(shè)計評審資料，包括設(shè)計評審會議紀(jì)要、專家評審意見、設(shè)計方案修改記錄等。6.設(shè)計報告，包括設(shè)計總結(jié)報告、技術(shù)報告、質(zhì)量報告等。7.與設(shè)計項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料，如來往信函、合同協(xié)議、驗(yàn)收報告等。（二）收集要求1.設(shè)計部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)計項(xiàng)目成果檔案的收集工作，確保檔案資料的及時收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集設(shè)計項(xiàng)目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，確保檔案的完整性。3.對于重要的設(shè)計項(xiàng)目，檔案收集人員應(yīng)在項(xiàng)目進(jìn)行過程中及時跟蹤收集相關(guān)資料，避免資料遺漏。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類設(shè)計成果檔案按照項(xiàng)目類別、專業(yè)類別、時間順序等進(jìn)行分類。例如，可分為建筑設(shè)計檔案、結(jié)構(gòu)設(shè)計檔案、電氣設(shè)計檔案等；也可按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目下再按照文件類型進(jìn)行細(xì)分。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，可采用項(xiàng)目編號+文件類型編號+流水號的方式進(jìn)行編制。例如，項(xiàng)目編號為202301的建筑設(shè)計項(xiàng)目，其設(shè)計圖紙編號可編制為2023P01D001、2023P01D002……3.編目對整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。同時，應(yīng)建立電子目錄，便于計算機(jī)檢索。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.設(shè)計項(xiàng)目完成后，設(shè)計部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將整理好的設(shè)計成果檔案移交至檔案管理部門。2.對于分期交付的設(shè)計項(xiàng)目，應(yīng)在每期項(xiàng)目交付后及時歸檔相應(yīng)的檔案資料。（二）歸檔流程1.設(shè)計部門將整理好的設(shè)計成果檔案填寫《設(shè)計成果檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到設(shè)計部門移交的檔案后，按照檔案整理要求進(jìn)行核對和驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整、不準(zhǔn)確或不符合整理要求的，應(yīng)及時通知設(shè)計部門補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)核對驗(yàn)收合格的檔案，檔案管理部門按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則進(jìn)行重新整理和編號，并將檔案存入檔案庫房或電子檔案系統(tǒng)。五、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)按照分類順序排列上架，便于查找和管理。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（二）保管期限1.設(shè)計成果檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重大項(xiàng)目的設(shè)計成果檔案；具有重要?dú)v史價值和文化價值的設(shè)計成果檔案等。長期保管的檔案包括：一般項(xiàng)目的設(shè)計成果檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括：一般性的設(shè)計資料、臨時性的設(shè)計文件等，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限從項(xiàng)目結(jié)束后的次年1月1日起計算。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)計成果檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制《設(shè)計成果檔案清查報告》，對清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱設(shè)計成果檔案的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和查閱。2.因項(xiàng)目驗(yàn)收、審計、評估等需要，外部單位查閱設(shè)計成果檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)計成果檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《設(shè)計成果檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人審批同意后，查閱人將申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《設(shè)計成果檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.外部查閱外部單位查閱設(shè)計成果檔案，應(yīng)提前向公司提交《設(shè)計成果檔案查閱申請函》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并提供單位介紹信和查閱人員的有效身份證件。公司相關(guān)部門對查閱申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，通知檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門按照內(nèi)部查閱流程提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門和檔案管理部門同意，并簽訂保密協(xié)議。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《設(shè)計成果檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還檔案管理部門。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立《設(shè)計成果檔案查閱登記表》，對每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的、查閱時間、復(fù)印或摘錄內(nèi)容等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的設(shè)計成果檔案進(jìn)行鑒定工作，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管狀況，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、設(shè)計部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案的內(nèi)容，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法將待鑒定檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其重要性和保存價值。3.效益評估法評估檔案對公司當(dāng)前和未來工作的利用價值和效益，確定其是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組對已到保管期限的設(shè)計成果檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《設(shè)計成果檔案銷毀申請表》。2.《設(shè)計成果檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案管理部門按照審批意見，對