PAGE市監(jiān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市場監(jiān)督管理檔案（以下簡稱“市監(jiān)檔案”）的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市場監(jiān)督管理工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在市場監(jiān)督管理活動中形成的各類檔案，包括但不限于登記注冊、日常監(jiān)管、行政執(zhí)法、投訴舉報處理、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管、食品安全監(jiān)管、知識產(chǎn)權保護等方面的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市監(jiān)檔案由本單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應真實反映市場監(jiān)督管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.分類科學原則按照檔案的形成領域、內(nèi)容特點等進行科學分類，便于管理和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善市監(jiān)檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理本單位的市監(jiān)檔案，對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督各業(yè)務部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流。定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.業(yè)務部門職責負責本部門在市場監(jiān)督管理活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與市場監(jiān)督管理工作相關的文件、指示、通知等。2.本單位在市場監(jiān)督管理活動中形成的各類文件材料，包括但不限于：登記注冊類：企業(yè)設立、變更、注銷登記檔案，個體工商戶登記檔案等。日常監(jiān)管類：巡查記錄、檢查報告、專項整治工作材料等。行政執(zhí)法類：行政處罰決定書、行政復議決定書、行政訴訟判決書等。投訴舉報處理類：投訴舉報記錄、調(diào)查處理報告、反饋情況等。產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管類：產(chǎn)品抽檢報告、質(zhì)量問題處理記錄等。食品安全監(jiān)管類：食品生產(chǎn)經(jīng)營許可檔案、食品安全檢查記錄、食品安全事故處理材料等。知識產(chǎn)權保護類：商標注冊、專利申請、知識產(chǎn)權侵權查處等相關材料。3.下級單位報送的有關市場監(jiān)督管理工作的報告、報表、總結等。4.與其他單位或部門簽訂的涉及市場監(jiān)督管理工作的合同、協(xié)議等。5.反映本單位市場監(jiān)督管理工作的照片、音像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件的收集，應確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存。（三）整理方法1.分類根據(jù)市監(jiān)檔案的內(nèi)容和形成特點，分為綜合管理類、登記注冊類、日常監(jiān)管類、行政執(zhí)法類、投訴舉報處理類、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管類、食品安全監(jiān)管類、知識產(chǎn)權保護類等類別。每一大類下可根據(jù)具體情況進一步細分小類，如登記注冊類可分為企業(yè)登記、個體工商戶登記等小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，如“2023DJ001”，其中“2023”表示年度，“DJ”表示登記注冊類，“001”表示該類檔案的流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和管理。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊牢固，不掉頁、不壓字。裝訂時應去除金屬物，對破損的檔案應進行修復。三、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等要求。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.照片、音像資料等特殊載體檔案應按照相關規(guī)定進行整理和保管，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。（三）保管期限1.市監(jiān)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：本單位制定的重要規(guī)章制度、年度工作計劃和總結、機構演變和人事任免文件、重大行政處罰決定書、涉及本單位權益的重要合同協(xié)議等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：一般行政處罰決定書、重要的日常監(jiān)管記錄、專項整治工作材料等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照相關規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況需要變更保管期限的，應經(jīng)檔案管理部門審核，并報單位領導批準。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。2.在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.同時，應定期對檔案庫房的設施設備進行檢查，確保其正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時維修或更換。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人和相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報單位領導審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程中應確保檔案信息無法恢復，銷毀后應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的銷毀，應按照相關保密規(guī)定進行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、調(diào)取本單位檔案，應按照有關法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。3.出具證明外單位或個人需要本單位出具檔案證明的，應提交書面申請，說明證明的用途和內(nèi)容。檔案管理部門經(jīng)審核后，可為其出具檔案證明，并加蓋單位公章。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。利用登記應長期保存，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立市監(jiān)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合相關標準要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.在數(shù)字化加工過程中，應做好數(shù)據(jù)備份和安全管理工作，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠錄入檔案的基本信息，包括編號、題名、日期、責任者、保管期限等，并上傳數(shù)字化掃描圖像。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，對借閱情況進行實時跟蹤和管理。4.統(tǒng)計分析功能能夠對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問和操作其權限范圍內(nèi)的檔案信息。對