PAGE部門內(nèi)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門內(nèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門內(nèi)各科室、崗位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門內(nèi)檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映部門工作活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理部門工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便部門工作人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱登記和歸還檢查工作，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。7.協(xié)助部門其他人員做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)來文、來電、批示、通知等文件材料。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.各類會議文件、會議記錄、紀(jì)要等。4.業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、調(diào)研成果等。5.人事檔案材料，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)資料。6.財(cái)務(wù)檔案，如憑證、賬簿、報(bào)表等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、崗位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無用的材料。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類?？煞譃辄h群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本部門主要職能活動和歷史面貌的，對本部門、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本部門一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案的利用（一）借閱制度1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以借閱，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）查閱制度1.外單位人員因工作需要查閱本部門檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用效果反饋1.檔案利用完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解利用效果，收集利用者的反饋意見。2.對檔案利用效果較好的案例，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和推廣，為檔案管理工作提供參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價(jià)值的文件等，進(jìn)行鑒定。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，在鑒定時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立本部門檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等技術(shù)處理，確保電子檔案的質(zhì)量。3.將處理后的電子檔案按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲