PAGE教育局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強教育局檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合教育局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機關各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。教育局設立綜合檔案室，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則。檔案的形成、收集、整理、歸檔應真實反映教育局各項工作的實際情況，保證檔案內容的完整性。3.分類科學原則。按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行科學分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則。加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括教育局制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、會議記錄、重要文件、人事任免、機構編制、信訪、紀檢監(jiān)察等方面的檔案。2.教育業(yè)務類：涵蓋教育教學改革、課程設置、教材建設、師資培訓、學生管理、招生考試、教育科研、教育評估等方面的檔案。3.財務資產(chǎn)類：涉及教育局及下屬單位的財務預決算、會計憑證、財務報表、固定資產(chǎn)管理等方面的檔案。4.基本建設類：包含教育局及下屬學校的基本建設項目規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等方面的檔案。5.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文件等聲像和電子載體的檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結構。2.“年度”采用公元紀年，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.“類別”按照上述檔案分類的類別，分別用一位大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示教育業(yè)務類等。4.“流水號”為每類檔案的順序號，從“001”開始依次編號。例如：2023年行政管理類的第5份檔案編號為“2023A005”。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室、單位應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案收集范圍應涵蓋各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行跟蹤收集，確保檔案的完整性。（二）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應保持其完整性，不得隨意拆分、剪裁。3.對破損、褪色的檔案材料應進行修復或復制，確保檔案的質量。4.檔案材料應按照順序排列，編寫頁碼，并填寫卷內目錄。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.專門檔案應根據(jù)其形成特點和實際情況，及時歸檔。（二）歸檔程序1.各科室、單位將整理好的檔案材料移交至綜合檔案室。2.綜合檔案室對移交的檔案進行檢查、核對，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.確定檔案保管期限應根據(jù)國家有關規(guī)定和檔案的重要程度、歷史價值等因素綜合考慮。（四）保管措施1.綜合檔案室應具備符合檔案保管要求的庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。3.建立檔案保管賬目，定期對檔案進行清查核對，確保檔案的安全完整。五、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室、單位負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，須經(jīng)教育局分管領導批準。（二）查閱程序1.查閱人員憑有效證件到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在指定地點進行查閱。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，如需復印或摘錄檔案內容，須經(jīng)綜合檔案室工作人員同意。（三）利用范圍檔案主要用于教育局內部工作查考、經(jīng)驗借鑒、政策研究、編史修志等方面，未經(jīng)批準，不得擅自對外提供檔案信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、相關業(yè)務人員及檔案專家組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限表和國家有關規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》一式兩份。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)教育局分管領導審批后，由綜合檔案室組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立教育局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進行分類、標注、存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，同時應設置權限管理模塊，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取加密、防火墻、入侵檢測等技術手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。八、檔案人員職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定教育局檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責教育局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作。3.指導、監(jiān)督各科室、單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.推進檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)。5.做好檔案統(tǒng)計工作，及時向上級主管部門報送檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。2.認真做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案質量。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，為檔案查閱利用提供服務。4.定期對檔案進行清查核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。（三）各科室、單位檔案員職責1.負責本科室、單位檔案材料的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案材料移交至綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案查閱利用等工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查教育局定期對各科室、單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質量、檔案安全保管等方