PAGE雙控檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司雙控檔案管理，確保雙控體系建設(shè)與運(yùn)行過(guò)程中各類文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司安全生產(chǎn)決策提供有力支持，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在雙控體系建設(shè)、運(yùn)行及持續(xù)改進(jìn)過(guò)程中形成的各類檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司雙控體系建設(shè)與運(yùn)行的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋雙控體系各個(gè)環(huán)節(jié)的文件、資料，確保無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和歸檔。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、雙控檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善雙控檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門雙控檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管公司雙控體系建設(shè)與運(yùn)行過(guò)程中的重要檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門雙控體系建設(shè)與運(yùn)行過(guò)程中文件、資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門雙控檔案管理，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。三、雙控檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估檔案：包括風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)記錄、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)矩陣圖等。2.管控措施檔案：針對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)制定的管控措施文件，如安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、安全管理制度等。3.隱患排查與治理檔案：隱患排查計(jì)劃、排查記錄、隱患治理方案、治理結(jié)果等。4.培訓(xùn)教育檔案：雙控體系培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、員工培訓(xùn)考核成績(jī)等。5.應(yīng)急管理檔案：應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單、應(yīng)急演練方案及記錄等。6.其他相關(guān)檔案：與雙控體系建設(shè)與運(yùn)行有關(guān)的其他文件、資料，如會(huì)議紀(jì)要、檢查記錄等。（二）編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照上述分類順序，依次賦予不同的編號(hào)段。例如：1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估檔案編號(hào)為：SK01×××2.管控措施檔案編號(hào)為：GK02×××3.隱患排查與治理檔案編號(hào)為：YB03×××4.培訓(xùn)教育檔案編號(hào)為：PX04×××5.應(yīng)急管理檔案編號(hào)為：YJ05×××6.其他相關(guān)檔案編號(hào)為：QT06×××編號(hào)中的“×××”為流水號(hào)，按照檔案形成的先后順序依次編排。四、雙控檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確雙控檔案收集的責(zé)任人，確保各類文件、資料及時(shí)收集。2.收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、視頻等。3.對(duì)于外來(lái)文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、上級(jí)文件等，應(yīng)及時(shí)登記并納入雙控檔案管理。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保同一類檔案集中存放。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。4.檔案資料應(yīng)保持整潔、完整，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。五、雙控檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的雙控檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給移交部門進(jìn)行整改。3.審核通過(guò)的檔案按照編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，便于查找和取用。同時(shí)，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與目錄清單一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、雙控檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱雙控檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱雙控檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如果需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)問(wèn)題，在借閱登記表上注明歸還情況。七、雙控檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)雙控檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其保存期限。保存期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。3.對(duì)于已超過(guò)保存期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫檔案鑒定銷毀申請(qǐng)表。（二）銷毀1.檔案鑒定銷毀申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)留存?zhèn)洳?。八、雙控檔案的信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立雙控檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全與保密。（二）電子檔案的錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、系統(tǒng)升級(jí)、病毒查殺等，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案與