PAGE檔案局檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案局檔案的安全保密管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局全體工作人員以及涉及檔案管理、利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全保密工作放在首位，采取有效措施確保檔案實體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全保密意識，建立健全各項防范機(jī)制，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，依法開展檔案安全保密管理工作。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案安全保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本局檔案安全保密制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。5.組織開展檔案安全保密檢查和培訓(xùn)工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。3.配合檔案管理部門開展檔案安全保密檢查和整改工作，落實安全保密責(zé)任。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、借閱登記等。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時報告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案收集工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放。（二）檔案存儲要求1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)整齊排列，便于查找和利用。3.對重要檔案和電子檔案應(yīng)采取備份措施，異地存放。（三）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測和記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取調(diào)節(jié)措施。（四）防火防盜1.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。3.檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。（五）防蟲防鼠1.庫房應(yīng)定期進(jìn)行清潔消毒，防止蟲害和鼠害。2.應(yīng)放置防蟲、防鼠藥品，定期更換。3.對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害和鼠害及時處理。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。2.堅持“方便利用、嚴(yán)格審批、確保安全”的原則，為合法利用檔案提供服務(wù)。（二）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用審批1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時間、人員、內(nèi)容、期限等。（五）利用歸還檔案查閱、借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，不得擅自延長借閱期限。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。2.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。3.對檔案信息化管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保系統(tǒng)安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與審核1.按照檔案整理要求，將檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)安全1.采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶賬號和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼。3.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的備份和存儲管理，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。七、檔案安全保密檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全保密情況進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案存儲情況、檔案利用情況、檔案信息化管理系統(tǒng)等。（二）專項檢查1.根據(jù)工作需要，適時開展檔案安全保密專項檢查，對重點(diǎn)部位、重要檔案進(jìn)行重點(diǎn)檢查。2.專項檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改。2.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（四）監(jiān)督考核1.將檔案安全保密工作納入本局績效考核體系，對檔案安全保密工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵。2.對違反檔案安全保密制度的行為，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、教育培訓(xùn)與宣傳（一）教育培訓(xùn)1.定期組織檔案安全保密教育培訓(xùn)，提高全體工作人員的安全保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全保密法律法規(guī)、制度規(guī)定、操作技能等。3.新入職人員應(yīng)進(jìn)行檔案安全保密崗前培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。（二）宣傳活動1.開展檔案安全保密宣傳活動，營造良好的安全保密氛圍。2.宣傳形式包括舉辦講座、發(fā)放宣傳資料、設(shè)置宣傳欄等。九、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序和保障措施等。（二）應(yīng)急演練定期組織