PAGE內(nèi)部稅務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部稅務(wù)檔案管理，確保稅務(wù)檔案的完整、準確、安全和有效利用，防范稅務(wù)風險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)在稅務(wù)活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)以及檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保稅務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：稅務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司稅務(wù)活動的全過程，保證檔案資料的真實性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保稅務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，對涉及公司機密的稅務(wù)檔案嚴格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司稅務(wù)管理決策提供有力支持。二、稅務(wù)檔案管理職責分工（一）稅務(wù)管理部門1.負責稅務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等日常管理工作。2.對稅務(wù)檔案的完整性、準確性進行審核，確保檔案符合管理要求。3.制定稅務(wù)檔案分類方案和編號規(guī)則，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門稅務(wù)檔案的整理工作。4.定期對稅務(wù)檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。（二）財務(wù)部門1.協(xié)助稅務(wù)管理部門做好稅務(wù)檔案的財務(wù)相關(guān)資料的整理和歸檔工作。2.對涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的稅務(wù)檔案進行審核，確保財務(wù)數(shù)據(jù)與稅務(wù)檔案的一致性。3.根據(jù)稅務(wù)管理需要，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持，配合稅務(wù)檔案的查詢和利用。（三）其他部門1.負責本部門產(chǎn)生的稅務(wù)檔案資料的收集、整理，并及時移交稅務(wù)管理部門。2.配合稅務(wù)管理部門做好稅務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)資料。（四）檔案管理部門1.負責稅務(wù)檔案的集中保管，提供檔案存放場所和設(shè)施設(shè)備。2.對稅務(wù)檔案的保管情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案實體安全。3.指導(dǎo)稅務(wù)管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。三、稅務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.納稅申報類：包括各類納稅申報表、財務(wù)報表、稅務(wù)機關(guān)要求報送的其他申報資料等。2.發(fā)票管理類：發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具存根聯(lián)、發(fā)票抵扣聯(lián)、發(fā)票作廢清單等。3.稅務(wù)審批備案類：減免稅申請審批表、稅收優(yōu)惠備案資料、稅務(wù)事項審批文件等。4.稅務(wù)檢查類：稅務(wù)機關(guān)下達的檢查通知書、檢查報告、公司自查報告及相關(guān)整改資料等。5.稅務(wù)籌劃類：稅務(wù)籌劃方案、相關(guān)分析報告、與稅務(wù)籌劃有關(guān)的會議紀要等。6.稅務(wù)合同協(xié)議類：與稅務(wù)代理機構(gòu)簽訂的委托代理合同、與稅務(wù)機關(guān)簽訂的稅收遵從協(xié)議等。7.其他類：不屬于上述分類的其他稅務(wù)檔案資料。（二）編號稅務(wù)檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。年份為檔案形成年度，用四位數(shù)字表示；類別代碼根據(jù)上述分類設(shè)置，采用兩位字母或數(shù)字表示；流水號為該類別檔案的順序號，用四位數(shù)字表示。例如，2023年形成的納稅申報類檔案中的第123份，編號為“2023NS0123”。四、稅務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在稅務(wù)事項辦理完畢后，及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，移交稅務(wù)管理部門。2.稅務(wù)管理部門應(yīng)定期對各部門稅務(wù)檔案收集情況進行檢查，確保檔案資料無遺漏。3.對于外部單位提供的稅務(wù)相關(guān)資料，應(yīng)在接收時進行認真核對，確保資料的真實性和完整性。（二）整理1.稅務(wù)管理部門按照分類方案對收集到的檔案資料進行整理。2.每份檔案應(yīng)保持資料的原始順序，去除無關(guān)的附件和重復(fù)資料。3.對破損、褪色的檔案資料進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.編制檔案目錄，注明檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查詢和管理。五、稅務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的稅務(wù)檔案應(yīng)及時歸檔，按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、起止編號等信息。2.建立稅務(wù)檔案歸檔清單，記錄檔案的歸檔時間、編號、名稱等內(nèi)容，便于核對和查找。3.對于電子稅務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和可追溯性。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的稅務(wù)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.稅務(wù)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)按照檔案保管期限進行區(qū)分，分別存放短期、中期和長期檔案。3.定期對稅務(wù)檔案進行清查盤點，每年至少一次，確保檔案數(shù)量與歸檔清單一致，檔案實體無損壞、丟失等情況。4.對檔案保管期限屆滿的稅務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時效性和合規(guī)性。六、稅務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到稅務(wù)管理部門辦理查閱手續(xù)。2.稅務(wù)管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，檔案資料不被損壞、涂改或丟失。3.查閱人員不得擅自將稅務(wù)檔案帶出查閱場所，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)稅務(wù)管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)稅務(wù)管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的稅務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換頁張。歸還檔案時，稅務(wù)管理部門應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。七、稅務(wù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、稅務(wù)敏感信息的稅務(wù)檔案，嚴格限制知悉范圍，明確保密責任。2.稅務(wù)檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案信息保密。3.在檔案查閱、借閱過程中，提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材等。2.定期對檔案保管設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.對電子稅務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。八、稅務(wù)檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限1.稅務(wù)檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長期（[X]年）。2.具體保管期限如下：納稅申報類檔案保管期限為[X]年。發(fā)票管理類檔案保管期限為[X]年。稅務(wù)審批備案類檔案保管期限為[X]年。稅務(wù)檢查類檔案保管期限為[X]年。稅務(wù)籌劃類檔案保管期限為[X]年。稅務(wù)合同協(xié)議類檔案保管期限為[X]年。其他類檔案保管期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于[X]年。（二）銷毀1.稅務(wù)檔案保管期限屆滿后，由稅務(wù)管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《稅務(wù)檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.稅務(wù)管理部門會同檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對擬銷毀檔案進行鑒定，確認檔案已無保存價值。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷