PAGE合同簽訂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同簽訂檔案的管理，確保合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在合同簽訂過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司合同簽訂檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則合同簽訂檔案應如實反映合同簽訂的全過程，保證檔案內容的真實性和準確性。3.安全保密原則加強合同簽訂檔案的安全保密工作，防止檔案信息的泄露和丟失。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于合同簽訂檔案的查閱、利用和檢索。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合同簽訂檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同簽訂檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.對合同簽訂檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，保證檔案的規(guī)范化和標準化。4.負責合同簽訂檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.定期對合同簽訂檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.對各部門合同簽訂檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，提出改進意見和建議。（二）合同簽訂部門職責1.負責本部門合同簽訂檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.明確專人負責合同簽訂檔案的管理，確保檔案資料的齊全、完整和真實。3.在合同簽訂過程中，嚴格按照公司合同管理制度的要求，規(guī)范合同文本的起草、審核、簽訂等環(huán)節(jié)，保證合同的合法性和有效性。4.配合檔案管理部門做好合同簽訂檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責1.涉及合同簽訂的其他部門，應按照各自的職責分工，協(xié)助做好合同簽訂檔案的相關工作。2.在工作中形成的與合同簽訂有關的文件、資料等，應及時移交合同簽訂部門或檔案管理部門，確保檔案的完整性。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.合同文本及相關附件，包括合同協(xié)議書、中標通知書、投標文件、技術規(guī)范、圖紙、工程量清單等。2.合同簽訂過程中形成的各類文件，如合同審批表、會簽單、授權委托書、談判記錄、往來信函等。3.與合同履行有關的文件，如合同變更協(xié)議、補充協(xié)議、驗收報告、結算憑證、付款憑證等。4.其他與合同簽訂相關的重要資料，如合同糾紛處理文件、法律意見書等。（二）檔案收集要求1.合同簽訂部門應在合同簽訂完成后[X]個工作日內，將合同文本及相關附件一式兩份整理齊全，一份留存本部門，一份移交檔案管理部門。2.對于合同簽訂過程中形成的各類文件，應按照文件形成的時間順序進行收集，確保文件的完整性。3.涉及合同變更、補充等情況的，應及時收集相關文件，并與原合同一并整理歸檔。4.合同簽訂部門在收集檔案資料時，應認真核對文件的真實性、準確性和完整性，確保檔案資料符合歸檔要求。（三）檔案整理方法1.分類合同簽訂檔案按照合同性質、項目類別、時間順序等進行分類。具體分類如下：工程建設合同：包括建筑工程合同、安裝工程合同、裝飾裝修工程合同等。采購合同：包括物資采購合同、設備采購合同、辦公用品采購合同等。服務合同：包括咨詢服務合同、技術服務合同、勞務服務合同等。租賃合同：包括房屋租賃合同、設備租賃合同、車輛租賃合同等。其他合同：除上述合同以外的其他合同。2.編號對每一份合同檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[年份][合同類別代碼][流水號]，其中年份為合同簽訂的年份，合同類別代碼按照上述分類確定，流水號為該類合同的順序號。3.編目編制合同簽訂檔案目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對方單位名稱、合同類別、檔案頁數(shù)等內容。目錄應打印成冊，并與檔案一同裝訂。4.裝訂將合同文本及相關附件、文件按照編目順序進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案保管與存儲（一）檔案保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存儲。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取修復、復制等措施，確保檔案的完整性。4.嚴格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案管理人員進入檔案庫房時，應做好登記記錄。（二）檔案存儲方式1.紙質檔案應存放在檔案柜中，按照分類順序排列，便于查閱和管理。2.對于重要的合同簽訂檔案，應進行備份存儲。備份存儲方式可采用電子存儲（如光盤、硬盤等）或紙質復印件存儲，備份存儲地點應與檔案庫房分開，確保備份存儲的安全性。3.建立合同簽訂檔案數(shù)據(jù)庫，將合同文本及相關附件、文件等進行電子化存儲。檔案數(shù)據(jù)庫應定期進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱合同簽訂檔案的，應填寫《合同簽訂檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應在規(guī)定的時間和地點進行查閱，并遵守檔案查閱紀律，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.查閱合同簽訂檔案一般應在檔案管理部門指定的查閱室進行，如需借出檔案管理部門查閱的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同簽訂檔案的，應填寫《合同簽訂檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標注、污損，不得擅自復制檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因，并要求借閱人員作出說明。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合同簽訂檔案的鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重處理的原則，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.根據(jù)公司的實際情況和檔案管理的需要，制定科學合理的檔案鑒定標準和方法，對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定組織成立合同簽訂檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、合同簽訂部門負責人、法務人員等組成。鑒定小組負責對合同簽訂檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.檔案的真實性和完整性，包括合同文本及相關附件、文件是否齊全、完整，是否與合同簽訂過程一致。2.檔案的時效性，即檔案是否已超過保存期限，是否仍具有保存價值。3.檔案的保密性，即檔案內容是否涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，是否需要繼續(xù)保密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的合同簽訂檔案，由檔案管理部門編制《合同簽訂檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的編號、名稱、簽訂日期、銷毀原因等信息。2.《合同簽訂檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《合同簽訂檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的合同簽訂檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過信息化手段，加強對合同簽訂檔案的安全保密管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能將合同文本及相關附件、文件等進行電子化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入內容應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對方單位名稱、合同類別、檔案頁數(shù)等信息。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按合同編號、合同名稱、簽訂日期、對方單位名稱等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能實現(xiàn)對合同簽訂檔案借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高借閱管理工作的效率和準確性。4.權限管理功能設置不同的用戶權限，對檔案管理部門人員、合同簽訂部門人員等進行權限控制，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計分析功能對合同簽訂檔案的數(shù)量、類別、簽訂金額等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理要求1.加強對合同簽訂檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份存儲地點應與檔案庫房分開，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.嚴格遵守檔案信息化管理系