PAGE成本合約檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司成本合約檔案管理，規(guī)范成本合約檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保成本合約檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司成本合約管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與成本合約相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于工程建設(shè)項目成本合約、采購成本合約、租賃合同等各類成本合約文件。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的成本合約檔案管理部門或崗位，對成本合約檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則成本合約檔案應(yīng)如實反映成本合約管理活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強成本合約檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。二、成本合約檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善成本合約檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門成本合約檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.負(fù)責(zé)成本合約檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲、保管、檢索、借閱等日常工作。4.定期對成本合約檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和要求，對成本合約檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供成本合約檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。7.參與公司成本合約管理工作中的重大事項決策，提供檔案信息支持。（二）合約管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門成本合約文件的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.在成本合約簽訂、履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，應(yīng)及時收集、整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好成本合約檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的信息和解釋。4.對涉及本部門的成本合約檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合公司要求。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門成本合約文件的收集、整理和保管工作，并按照公司檔案管理部門的要求，及時將檔案移交歸檔。2.在成本合約管理活動中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保成本合約檔案的順利形成和管理。3.嚴(yán)格遵守公司成本合約檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失成本合約檔案。三、成本合約檔案的收集與整理（一）收集范圍1.成本合約簽訂前的相關(guān)文件，包括項目立項文件、可行性研究報告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。2.成本合約文本，包括合同協(xié)議書、通用條款、專用條款、附件等。3.成本合約履行過程中的補充協(xié)議、變更協(xié)議、簽證單、結(jié)算單、付款憑證等文件。4.成本合約管理過程中形成的各類分析報告、會議紀(jì)要、往來函件等文件。5.與成本合約相關(guān)的其他文件、資料，如市場調(diào)研資料、成本預(yù)算資料、成本核算資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)成本合約文件的收集工作，確保文件收集的及時性和完整性。2.成本合約文件應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、偽造或隱匿文件。3.對于重要的成本合約文件，應(yīng)一式多份，分別由檔案管理部門、合約管理部門及相關(guān)部門保存。4.收集的成本合約文件應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。（三）整理方法1.分類成本合約檔案應(yīng)按照合約類型、項目類別、時間順序等進(jìn)行分類。具體分類如下：工程建設(shè)項目成本合約：按照工程項目名稱、標(biāo)段進(jìn)行分類。采購成本合約：按照采購物資類別、供應(yīng)商進(jìn)行分類。租賃合同：按照租賃資產(chǎn)類別、租賃期限進(jìn)行分類。其他成本合約：按照合約性質(zhì)進(jìn)行分類。2.編號對每一份成本合約檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可采用“年份+合約類別代碼+流水號”，例如：2023GC001，表示2023年的工程建設(shè)項目成本合約，流水號為001。3.編目編制成本合約檔案目錄索引，目錄應(yīng)包括檔案編號、合約名稱、合約簽訂日期、合約金額、主要內(nèi)容摘要、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.裝訂對成本合約檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂順序一般為：封面、目錄、正文、附件等。四成本合約檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在成本合約文件形成后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)及時對接收的成本合約檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的成本合約檔案應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管期限成本合約檔案的保管期限根據(jù)合約性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.涉及公司重大權(quán)益、長期資產(chǎn)運營及具有重要歷史價值的成本合約檔案，保管期限為永久。2.與公司主要業(yè)務(wù)活動相關(guān)，在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的成本合約檔案，保管期限為長期，一般為[X]年。3.一般性的成本合約檔案，保管期限為短期，一般為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.成本合約檔案應(yīng)按照分類順序存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點和編號。3.對電子成本合約檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并采用加密、防病毒等技術(shù)措施，確保電子檔案的安全。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、成本合約檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱成本合約檔案的，應(yīng)填寫《成本合約檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.因特殊情況需要借閱成本合約檔案的，應(yīng)填寫《成本合約檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的成本合約檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（二）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制成本合約檔案的，應(yīng)填寫《成本合約檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對復(fù)制申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制服務(wù)，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制記錄應(yīng)包括復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息。3.需要摘錄成本合約檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《成本合約檔案摘錄申請表》，注明摘錄內(nèi)容、摘錄用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對摘錄申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供摘錄服務(wù)，并做好摘錄記錄。摘錄記錄應(yīng)包括摘錄日期、摘錄人姓名摘錄內(nèi)容、摘錄用途等信息。4.復(fù)制和摘錄的成本合約檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自篡改或歪曲檔案內(nèi)容。復(fù)制和摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)印件與原件一致”字樣。（三）檔案利用的監(jiān)督與管理1.檔案管理部門應(yīng)定期對成本合約檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過程中存在的問題。2.對違反檔案利用規(guī)定，擅自查閱、借閱、復(fù)制、摘錄檔案或損壞、丟失檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、成本合約檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的成本合約檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、合約管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)成本合約檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案是否繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限等，并經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的成本合約檔案，應(yīng)編制《成本合約檔案銷毀清單》，注明檔案編號、合約名稱、保管期限、銷毀原因等信息。2.《成本合約檔案銷毀清單》