PAGE鎮(zhèn)辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鎮(zhèn)辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鎮(zhèn)辦各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)辦各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鎮(zhèn)辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映鎮(zhèn)辦各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整系統(tǒng)原則。檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映鎮(zhèn)辦工作的歷史過(guò)程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)鎮(zhèn)辦設(shè)立檔案管理辦公室，作為全鎮(zhèn)檔案管理的職能部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鎮(zhèn)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為鎮(zhèn)辦各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)，編研檔案資料，編寫(xiě)大事記、組織沿革等參考資料。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保護(hù)設(shè)備，確保檔案的安全與完整。6.做好檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。（三）各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本社區(qū)及所屬企事業(yè)單位在工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期向鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，接受鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.按照檔案管理要求，做好本部門(mén)檔案的安全保管和利用工作，確保檔案的完整和安全。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鎮(zhèn)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.鎮(zhèn)辦制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.鎮(zhèn)黨委會(huì)、鎮(zhèn)長(zhǎng)辦公會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議等會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.鎮(zhèn)辦各部門(mén)在履行職能過(guò)程中形成的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、調(diào)研材料等。5.鎮(zhèn)辦干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.鎮(zhèn)辦開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)、重大事件的文件材料、照片、音像資料等。7.鎮(zhèn)辦所屬企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的項(xiàng)目文件材料，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的兼職檔案人員對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.整理好的檔案移交鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)，檔案管理人員進(jìn)行審核、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。3.審核驗(yàn)收合格的檔案，由檔案管理人員進(jìn)行裝訂、裝盒，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。即先按年度分類(lèi)，再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)，最后按保管期限分類(lèi)。2.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)整理。4.其他專(zhuān)門(mén)檔案按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)采用全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)的結(jié)構(gòu)形式。全宗號(hào)由上級(jí)檔案管理部門(mén)給定，年度采用公元紀(jì)年，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），件號(hào)按照文件排列順序編寫(xiě)。2.人事檔案編號(hào)按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。2.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。3.檔案目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.鎮(zhèn)辦應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)鎮(zhèn)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本鎮(zhèn)檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則。檔案利用工作應(yīng)圍繞鎮(zhèn)辦中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、部門(mén)工作和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.鎮(zhèn)辦內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人因合法權(quán)益需要查閱檔案。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的理由、查閱內(nèi)容范圍、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱檔案完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（四）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。（五）檔案的統(tǒng)計(jì)與編研1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)檔案管理部門(mén)和鎮(zhèn)辦領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)大事記、組織沿革、專(zhuān)題概要、重要文件匯編等參考資料，為鎮(zhèn)辦工作提供歷史借鑒和決策依據(jù)。3.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋全鎮(zhèn)的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入。將紙質(zhì)檔案的目錄信息和重要文件內(nèi)容錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案管理。對(duì)鎮(zhèn)辦形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、歸檔，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。3.檔案信息檢索。利用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄和全文信息的快速檢索，為檔案利用提供便捷服務(wù)。4.檔案信息共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在鎮(zhèn)辦內(nèi)部各部門(mén)之間的共享利用，提高工作效率。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事故的發(fā)生。2.配備必要的信息化安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，確保檔案信息化管理工作的安全運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全狀況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收，確保檔案工作規(guī)范有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)制度，將檔案工