PAGE國企檔案制度匯編表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分級負(fù)責(zé)原則：公司總部及所屬各單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。3.維護(hù)檔案的真實性、完整性和保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與檔案鑒定、銷毀等工作，提出檔案鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀。6.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案的整理歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（三）各部門檔案工作職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的文件材料，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表、審計報告、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。2.公司所屬各單位報送的各類文件材料。3.公司與外部單位往來的文件材料，如信函、傳真、電子郵件等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實物檔案。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)和電子兩種載體。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)公司檔案管理部門批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務(wù)，查閱檔案應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱期限等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司的實際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、保管狀況、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實施步驟。2.試點(diǎn)階段：選擇部分單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗，完善方案。3.推廣階段：在全公司范圍內(nèi)推廣檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化。（四）管理要求1.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化加工、電子檔案管理、系統(tǒng)操作等行為。2