PAGE檔案管理制度及方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度及方案。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面反映公司/組織工作活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。（二）綜合管理部門綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的具體管理工作。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。8.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并接受綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門工作活動中形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、意向書等文件。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件。5.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、市場營銷等方面的文件材料。6.公司/組織的財務(wù)、審計、人事、勞資等方面的文件材料。7.公司/組織的基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備購置等方面的文件材料。8.公司/組織的榮譽(yù)證書、獎狀、獎杯等實(shí)物檔案。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對重要文件材料應(yīng)及時收集，并進(jìn)行妥善保管。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保管措施。3.對聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并注明相關(guān)信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和保存價值。2.根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。（四）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的銷毀，應(yīng)采取特殊的保密措施，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人需要查閱與其本人有關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的申請，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記。2.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，并向檔案管理人員交付一定數(shù)額的押金。借閱期滿后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究利用者的責(zé)任。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的申請，檔案管理人員可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案時，利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理人員審核后，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集各部門應(yīng)及時將工作活動中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。電子文件的收集應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）電子檔案的整理1.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將電子檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（三）電子檔案的數(shù)據(jù)備份定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（四）電子檔案的安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對電子檔案的訪問進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集各部門應(yīng)及時收集工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，并移交綜合管理部門進(jìn)行集中管理。聲像資料的收集應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、完整，圖像清晰、聲音清楚。（二）聲像檔案的整理1.對聲像檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。2.將聲像檔案存儲在合適的介質(zhì)上，并進(jìn)行妥善保管。（三）聲像檔案的利用聲像檔案的利用應(yīng)遵循本制度關(guān)于檔案利用的相關(guān)規(guī)定。利用聲像檔案時，應(yīng)注意保護(hù)聲像檔案的原始載體和信息安全。九、會計檔案管理（一）會計檔案的收集財務(wù)部門應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，及時收集會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計檔案，并整理歸檔。（二）會計檔案的整理1.對會計檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保會計檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.會計檔案應(yīng)按照會計年度進(jìn)行裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。（三）會計檔案的保管會計檔案應(yīng)按照國家規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，保管期滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。會計檔案的保管場所應(yīng)符合安全、保密的要求。（四）會計檔案的利用會計檔案的利用應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)辦理查閱手續(xù)，并在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。十、人事檔案管理（一）人事檔案的收集人力資源部門應(yīng)及時收集員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等人事檔案材料，并整理歸檔。（二）人事檔案的整理1.對人事檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保人事檔案的完整性和規(guī)范性。2.人事檔案應(yīng)按照員工類別進(jìn)行整理，建立人事檔案索引，便于查詢和利用。（三）人事檔案的保管人事檔