PAGE基本信息檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織基本信息檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工涉及的基本信息檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織及員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類基本信息，確保檔案資料無(wú)遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理操作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善基本信息檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理公司/組織各類基本信息檔案，包括員工人事檔案、公司證照檔案、合同協(xié)議檔案等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案的有序存放。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施。6.對(duì)檔案的借閱、歸還、銷毀等進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門基本信息檔案的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案管理行為，確保檔案信息的安全。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.如實(shí)提供個(gè)人基本信息，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.妥善保管個(gè)人檔案相關(guān)資料，不得擅自涂改、銷毀或轉(zhuǎn)借他人。3.配合公司/組織檔案管理工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱、信息變更等手續(xù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.員工人事檔案：包括員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。2.公司證照檔案：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類資質(zhì)證書、許可證等。3.合同協(xié)議檔案：包括公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.行政檔案：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政文件等。6.其他檔案：上述類別未涵蓋的其他重要基本信息檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號(hào)]。3.檔案類別代碼：用兩位大寫字母表示，具體如下：“RS”表示員工人事檔案；“ZZ”表示公司證照檔案；“HT”表示合同協(xié)議檔案；“CW”表示財(cái)務(wù)檔案；“XZ”表示行政檔案；“QT”表示其他檔案。4.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。5.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，員工張三的人事檔案編號(hào)為RS20230001，表示該檔案是2023年形成的員工人事檔案中的第1份。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門基本信息檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于新產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。如員工入職后，其人事檔案相關(guān)資料應(yīng)在入職一周內(nèi)由所在部門整理并移交；合同簽訂后，合同文本應(yīng)在蓋章生效后三個(gè)工作日內(nèi)移交。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、排序，確保同一類檔案資料集中存放。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。4.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂。5.對(duì)于破損或褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。檔案架應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.員工人事檔案：長(zhǎng)期保管，直至員工離職后[X]年。2.公司證照檔案：長(zhǎng)期保管或按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限保管。3.合同協(xié)議檔案：按照合同約定的履行期限及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限保管。4.財(cái)務(wù)檔案：按照國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定的期限保管，一般為[X]年。5.行政檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期不等。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度控制設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)立即采取相應(yīng)的防治措施。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。4.對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案查詢與借閱（一）查詢1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢基本信息檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，為查詢?nèi)藛T提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。查詢結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱基本信息檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.檔案管理部門在確認(rèn)檔案完好無(wú)損后，在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、檔案信息變更與更新（一）變更申請(qǐng)1.員工個(gè)人基本信息發(fā)生變更的，應(yīng)及時(shí)填寫《檔案信息變更申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料。2.部門信息、公司證照信息等發(fā)生變更的，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)填寫《檔案信息變更申請(qǐng)表》，并提交變更后的證明文件。（二）審核與更新1.《檔案信息變更申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，并在檔案目錄及相關(guān)記錄中注明變更情況。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無(wú)需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息已不再具有保密價(jià)值，且經(jīng)過(guò)審批同意銷毀的。3.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存價(jià)值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由