PAGE公交警檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公交警檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，為公交警工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公交警部門所有檔案的管理，包括但不限于案件檔案、人員檔案、裝備檔案、培訓(xùn)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公交警檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公交警工作的全過程和各項(xiàng)活動(dòng)。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對(duì)涉及國家機(jī)密、警務(wù)秘密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公交警檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公交警檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，保障檔案管理工作的正常開展。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體組織和協(xié)調(diào)，確保檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件檔案：包括各類公交警案件的立案、偵查、破案等全過程形成的文件材料，如案件受理登記表、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、調(diào)查詢問筆錄、鑒定報(bào)告、案件處理決定書等。2.人員檔案：涵蓋公交警人員的基本信息、履歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料。3.裝備檔案：有關(guān)公交警裝備的采購、配備、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件，如裝備清單、采購合同、使用說明書、維護(hù)記錄、報(bào)廢審批表等。4.培訓(xùn)檔案：包括各類公交警培訓(xùn)活動(dòng)的計(jì)劃、方案、教材、學(xué)員考核成績等資料。5.其他檔案：如公交警部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研材料等與工作相關(guān)的各類文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。對(duì)不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行整理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為案件檔案、人員檔案、裝備檔案、培訓(xùn)檔案等類別。在每一類別下，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類，如案件檔案可分為刑事案件、治安案件等。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份檔案都有一個(gè)獨(dú)立的編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門按照檔案分類體系，將歸檔的檔案進(jìn)行上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。（二）保管1.保管場(chǎng)所：應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.保管設(shè)備：配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的安全保管。3.檔案整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案保管：建立電子檔案庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，確保電子檔案的安全。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，對(duì)符合查閱條件的，應(yīng)及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，向借閱人員提供檔案借閱服務(wù)。借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。通過檔案統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全進(jìn)行。七、檔案的保密與安全（一）保密1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、警務(wù)秘密的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制查閱、借閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止檔案信息的泄露。（二）安全1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫房的安全管理。檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.定