PAGE公司團委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司團委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司團建工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司團委及所屬各團支部形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司團委檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司團委的工作活動和歷史面貌。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和團員青年個人隱私的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理職責(zé)（一）團委書記職責(zé)1.全面負責(zé)公司團委檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。2.制定和修訂公司團委檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督所屬團支部的檔案管理工作。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.審批重要檔案的保管、銷毀等事項。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)公司團委檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.按照檔案管理規(guī)范，對各類檔案進行分類、編號、編目等處理，確保檔案的有序存放。3.建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時催還檔案。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司團委工作提供檔案資料支持。（三）團支部書記職責(zé)1.負責(zé)本團支部檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司團委檔案管理制度的要求，做好本團支部檔案的日常管理工作。3.積極配合公司團委檔案管理人員的工作，及時提供所需的檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的文件、通知、指示、決議等。2.公司團委制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度等。3.團委組織的各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.團員青年的入團、入黨申請書、志愿書、思想?yún)R報等。5.團組織開展的各類活動方案、活動記錄、活動照片、活動總結(jié)等。6.團員青年的獎懲材料、先進事跡材料等。7.與其他單位團組織的交流合作材料。8.其他與公司團委工作相關(guān)的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和團支部應(yīng)及時將應(yīng)歸檔的文件、資料整理好，定期移交公司團委檔案管理人員。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對于重要的文件、資料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保檔案信息的多樣化保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、團務(wù)工作類、活動類、團員管理類、其他類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重要的緊急文件，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別和編號。3.將檔案盒存放在檔案柜中，建立檔案存放索引，方便查找。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司團委主要職能活動和歷史面貌的，對公司團委工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于檔案的存放和查找。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱公司團委檔案的，須經(jīng)公司團委書記批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人或團支部書記簽字后，交公司團委檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并告知查閱人查閱地點和注意事項。4.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因特殊工作需要借閱檔案的，須經(jīng)公司團委書記批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要借閱公司團委檔案的，須經(jīng)公司團委書記同意，并按照有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人或團支部書記簽字后，交公司團委檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)審核情況，確定是否提供借閱，并告知借閱人借閱期限和借閱要求。4.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行及時統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）鑒定工作1.公司團委應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由公司團委書記牽頭，組織檔案管理人員和相關(guān)部門負責(zé)人組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實際價值，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。4.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司團委書記批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同有關(guān)人員進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫1.公司團委應(yīng)逐步建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將各類檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，方便檔案的利用和管理。（二）電子檔案管理1.對電子檔案應(yīng)進行分類、編號、存儲，確保電