PAGE檔案借閱查閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對公司檔案的借閱查閱活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案存儲有序。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱查閱登記、催還、歸檔等日常管理工作。4.定期對檔案進行清查、盤點，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）借閱查閱部門及人員職責(zé)1.借閱查閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案借閱查閱的申請、歸還等工作。2.借閱查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完好無損。三、檔案借閱（一）借閱申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請表》由申請部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要程度及借閱目的等進行審核。2.對于普通檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于機密、絕密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間、檔案名稱及編號等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進行，以便查詢和統(tǒng)計。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)審批同意。2.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（五）借閱歸還1.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性及完好程度。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、涂改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。四、檔案查閱（一）查閱申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱內(nèi)容等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請表》由申請部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至檔案管理部門。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要程度及查閱目的等進行審核。2.對于普通檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于機密、絕密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱登記1.經(jīng)審批同意查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行詳細(xì)登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時進行，以便查詢和統(tǒng)計。（四）查閱方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.如需摘錄、復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。摘錄、復(fù)印、拍照的檔案內(nèi)容應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（五）查閱歸還1.查閱人查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完好無損。2.檔案管理部門應(yīng)在查閱人歸還檔案后，對查閱登記進行注銷。五、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。2.對機密、絕密檔案應(yīng)實行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。3.檔案存儲場所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等。4.在檔案借閱查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）保密責(zé)任1.借閱查閱人員應(yīng)對所借閱查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自傳播、泄露檔案信息。2.如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并采取必要的保密措施。3.對于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案借閱查閱制度的執(zhí)行情況，包括借閱查閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。2.檔案的安全保管情況，包括檔案存儲場所的安全設(shè)施、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。3.檔案保密制度的落實情況，包括檔案管理人員的保密意識、檔案信息的保密措施等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱查閱情況進行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：公司可根據(jù)工作需要，對檔案借閱查閱情況進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的突出問題或重要事項，可開展專項檢查。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)認(rèn)真落實整改措施，并將