PAGE藝術(shù)館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)藝術(shù)館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在藝術(shù)館各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于藝術(shù)館各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是藝術(shù)館在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：藝術(shù)館檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映藝術(shù)館的工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集藝術(shù)館各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是藝術(shù)館檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定藝術(shù)館檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)藝術(shù)館各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向國(guó)家和上級(jí)主管部門移交檔案，并接收相關(guān)檔案資料。6.開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為藝術(shù)館各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.妥善保管本部門檔案，并定期向綜合檔案室移交。4.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成藝術(shù)館各部門及員工在各項(xiàng)工作中應(yīng)及時(shí)形成各類檔案，確保檔案的原始性和真實(shí)性。檔案形成過(guò)程中應(yīng)遵循以下要求：1.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰、工整，圖樣準(zhǔn)確、規(guī)范。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其可讀性和完整性。3.聲像檔案應(yīng)保證圖像清晰、聲音清楚，內(nèi)容完整，并附有文字說(shuō)明。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期向綜合檔案室移交。2.綜合檔案室應(yīng)主動(dòng)收集藝術(shù)館在重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等工作中形成的具有重要價(jià)值的檔案。3.對(duì)接收的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制檔案目錄。3.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并編制目錄。4.實(shí)物檔案：按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期等信息。（三）整理要求1.整理檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類藝術(shù)館檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等四大類。1.文書(shū)檔案：包括黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等方面的文件材料。2.科技檔案：包括館舍建設(shè)、展覽工程、設(shè)備儀器等方面的文件材料。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。4.實(shí)物檔案：包括獎(jiǎng)牌、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如2023長(zhǎng)期001。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編制，如項(xiàng)目編號(hào)為202301的檔案，編號(hào)為202301001。3.聲像檔案編號(hào)：采用拍攝時(shí)間流水號(hào)的形式，如20230501001，表示2023年5月1日拍攝的第1份聲像檔案。4.實(shí)物檔案編號(hào)：按照實(shí)物類別時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如獎(jiǎng)牌202301，表示2023年獲得的第1塊獎(jiǎng)牌。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免相互影響。3.對(duì)珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映藝術(shù)館主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)藝術(shù)館工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：反映藝術(shù)館一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)藝術(shù)館工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：反映藝術(shù)館短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)藝術(shù)館工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.館內(nèi)員工因工作需要查閱和利用檔案。2.外單位因工作需要查閱和利用與藝術(shù)館相關(guān)的檔案，須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（三）利用手續(xù)1.館內(nèi)員工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，須提前向藝術(shù)館提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)藝術(shù)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。3.如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.查閱和利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制登記。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋綜合檔案室印章。3.外單位查閱和利用檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定組織藝術(shù)館成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。(三)銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)藝術(shù)館領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量，整理、鑒定、銷毀情況，利用情況等進(jìn)行