PAGE大學招生檔案拿取制度一、總則（一）目的為規(guī)范大學招生檔案的拿取流程，確保招生檔案的安全、完整和有效利用，保障招生工作的順利進行，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校招生辦公室、各學院負責招生工作的人員以及涉及招生檔案拿取的其他相關部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保招生檔案拿取過程合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障招生檔案在拿取過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確檔案拿取的流程、要求和標準，確保操作規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：招生檔案涉及考生個人隱私和招生工作的敏感信息，必須嚴格保密。二、招生檔案的內(nèi)容及分類（一）考生基本信息檔案包含考生報名登記表、身份證復印件、照片等基本資料，用于確認考生身份和基本情況。（二）考試成績檔案記錄考生在各類招生考試中的成績，如高考成績、自主招生考試成績等。（三）綜合素質(zhì)評價檔案涵蓋考生的品德表現(xiàn)、學業(yè)水平、身心健康、藝術素養(yǎng)、社會實踐等方面的評價材料。（四）錄取相關檔案包括錄取通知書存根、錄取審批表、考生錄取信息確認表等，用于證明考生的錄取情況。三、招生檔案拿取流程（一）申請拿取1.因工作需要拿取招生檔案的部門或人員，應提前填寫《招生檔案拿取申請表》，詳細說明拿取檔案的用途、所需檔案類別及數(shù)量等信息。2.將申請表提交至招生辦公室負責人審核。審核通過后，招生辦公室為申請人開具《招生檔案拿取介紹信》。（二）檔案拿取1.申請人憑《招生檔案拿取介紹信》到檔案管理部門辦理檔案拿取手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請人提供的介紹信和申請表，核對信息無誤后，按照要求提供相應的招生檔案，并在《招生檔案拿取登記表》上登記檔案拿取的時間、人員、檔案類別及數(shù)量等信息。3.申請人應妥善保管所拿取的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）檔案歸還1.使用完畢后，申請人應及時將招生檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門工作人員在接收歸還檔案時，應仔細核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息不符等情況，應及時查明原因并追究相關人員責任。3.在《招生檔案拿取登記表》上記錄檔案歸還的時間、人員等信息，并注明檔案歸還情況是否正常。四、檔案拿取的要求（一）拿取人員要求1.必須是本校正式工作人員，且熟悉招生工作流程和檔案管理規(guī)定。2.拿取人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守保密制度。（二）拿取時間要求1.原則上應在正常工作時間內(nèi)辦理檔案拿取手續(xù)。如有特殊情況需要在非工作時間拿取檔案，應提前與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，并經(jīng)同意后方可辦理。2.檔案拿取后應盡快使用，不得長時間積壓。使用完畢后應及時歸還，確保檔案的流轉(zhuǎn)順暢。（三）檔案保管要求1.拿取人員應配備必要的檔案保管設備，如檔案袋、文件夾等，確保檔案在拿取和使用過程中得到妥善保管。2.檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，避免檔案受潮、發(fā)霉、損壞等情況發(fā)生。3.不得將招生檔案攜帶至與工作無關的場所，不得在檔案上隨意批注、標記或進行其他可能影響檔案質(zhì)量的行為。五、檔案拿取過程中的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門應安裝必要的安全防護設備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，確保檔案存放場所的安全。2.對檔案拿取過程進行全程監(jiān)控，記錄拿取人員的行為和檔案流轉(zhuǎn)情況。監(jiān)控資料應保存一定期限，以備查閱。3.加強對檔案拿取人員的安全教育，提高其安全意識，防止因疏忽大意導致檔案安全事故的發(fā)生。（二）保密措施1.嚴格限制招生檔案的知悉范圍，除因工作需要接觸檔案的人員外，其他人員不得擅自查閱、打聽檔案內(nèi)容。2.拿取人員在拿取和使用檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露考生個人信息和招生工作的敏感信息。3.對涉及招生檔案的計算機系統(tǒng)和存儲設備應采取加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。4.如發(fā)生檔案泄露事件，應立即采取措施進行補救，并及時向上級主管部門報告，依法追究相關人員的責任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.招生辦公室負責對招生檔案拿取制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案拿取和歸還情況進行核對，確保檔案流轉(zhuǎn)記錄準確無誤。2.學校紀檢監(jiān)察部門負責對招生檔案拿取過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督查處，對違反制度的部門和人員依法依規(guī)進行嚴肅處理。（二）外部監(jiān)督接受教育行政部門、社會公眾及考生家長的監(jiān)督。對于收到的關于招生檔案拿取方面的投訴和舉報，應及時進行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給相關方。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自拿取招生檔案。2.拿取檔案后未按規(guī)定用途使用，轉(zhuǎn)借他人或用于非法目的。3.未妥善保管檔案，導致檔案丟失、損壞或泄露。4.在檔案拿取過程中違反安全保密規(guī)定，造成不良影響。（二）處理方式1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責令其立即改正，并記錄在個人工作檔案中。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機關處理。3.因違規(guī)行為給學?；蚩忌斐蓳p失的，應依法承擔相應的賠償責任。八、附