PAGE豐富檔案館館藏制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范和指導(dǎo)本公司/組織檔案館館藏資源的豐富工作，確保館藏資源的系統(tǒng)性、完整性和多樣性，為公司/組織的發(fā)展、研究、決策等提供有力的信息支持，同時保護(hù)和傳承公司/組織的歷史文化遺產(chǎn)。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館館藏資源的收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)，涉及公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保館藏豐富工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.全面系統(tǒng)原則：全面收集反映公司/組織各項活動的各類檔案資料，形成系統(tǒng)、完整的館藏體系。3.真實準(zhǔn)確原則：所收集的檔案資料必須真實可靠，準(zhǔn)確反映公司/組織的歷史原貌和工作實際。4.及時有效原則：及時開展檔案收集工作，確保檔案資料不遺漏、不延誤，同時提高收集效率，保證館藏資源的時效性。5.安全保密原則：加強(qiáng)對館藏檔案的安全管理，確保檔案信息不泄露、不損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、館藏豐富工作的職責(zé)分工（一）檔案館職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定館藏豐富工作的年度計劃和長期規(guī)劃，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案收集工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行整理、鑒定、編目、存儲等工作，建立科學(xué)合理的館藏體系。4.定期對館藏資源進(jìn)行評估和分析，根據(jù)公司/組織發(fā)展需求和館藏現(xiàn)狀，提出豐富館藏的具體措施和建議。5.負(fù)責(zé)館藏檔案的安全保管和保護(hù)，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實體安全。6.開展館藏檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門以及社會各界提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。（二）各部門、各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.按照檔案館的要求，負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)各類檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，督促員工及時歸檔，并配合檔案館開展相關(guān)工作。3.積極配合檔案館開展檔案征集活動，提供有價值的檔案線索和資料，協(xié)助檔案館豐富館藏資源。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)將工作中形成的各類文件材料及時整理歸檔，按照規(guī)定的時間和要求移交本部門的檔案管理人員。2.妥善保管個人手中留存的與公司/組織工作相關(guān)的重要文件資料，在離職或崗位變動時，主動將相關(guān)檔案資料移交本部門檔案管理人員。3.積極響應(yīng)檔案館開展的檔案征集活動，如有涉及個人或所在部門的具有保存價值的檔案資料，應(yīng)及時向檔案館提供。三、館藏豐富的范圍與內(nèi)容（一）文書檔案1.公司/組織各類會議文件、紀(jì)要、決議、決定等，包括董事會會議、經(jīng)理辦公會、年度工作會議等重要會議資料。2.公司/組織的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則、章程等，以及制度的修訂稿、討論稿等過程性文件。3.公司/組織對外發(fā)布的各類公文、函件、通知、通報等，包括上行文、下行文和平行文。4.公司/組織內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、報告、簡報等，反映各部門、各階段工作情況。5.公司/組織與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等的往來文件，以及與行業(yè)協(xié)會、社會團(tuán)體等的交流材料。（二）科技檔案1.公司/組織的科研項目檔案，包括項目申報書、可行性研究報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果報告等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案，涵蓋產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品說明書等。3.工程建設(shè)檔案，如工程項目規(guī)劃書、設(shè)計圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更記錄、竣工驗收報告等。4.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備采購合同及發(fā)票、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報廢處置記錄等。（三）財務(wù)檔案1.公司/組織的各類財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等年度及月度報表。2.會計憑證、賬簿，包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)預(yù)算、決算資料，以及財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。4.公司/組織的資金籌集與使用記錄，如融資合同、投資項目資料等。（四）人事檔案1.員工個人基本信息檔案，包括入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等。2.員工勞動合同、崗位變動記錄、薪酬調(diào)整記錄、績效考核資料等。3.員工培訓(xùn)記錄、獎懲記錄、榮譽證書等反映員工個人發(fā)展歷程的資料。4.員工離職手續(xù)辦理資料，包括離職申請、工作交接清單、離職證明等。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研報告、客戶信息資料、營銷活動策劃方案及執(zhí)行記錄、銷售合同等。2.生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案，包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量控制記錄、生產(chǎn)設(shè)備運行記錄等。3.物流業(yè)務(wù)檔案，涵蓋運輸合同、倉儲記錄、貨物出入庫清單、物流成本核算資料等。4.其他各類業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件資料，如招投標(biāo)文件、項目合作協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函等。（六）聲像檔案1.公司/組織重大活動、重要會議、慶典儀式等的照片、錄像資料，包括活動現(xiàn)場照片、領(lǐng)導(dǎo)講話視頻、集體合影等。2.公司/組織發(fā)展歷程中的重要事件、關(guān)鍵節(jié)點的影像記錄，如公司開業(yè)、新廠奠基、技術(shù)改造項目竣工等。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)人和重要客戶來訪、考察等活動的影像資料。4.反映公司/組織產(chǎn)品形象、生產(chǎn)過程、辦公環(huán)境等方面的照片和視頻資料。（七）實物檔案1.公司/組織獲得的各類獎杯、獎牌、榮譽證書、錦旗等。2.公司/組織生產(chǎn)的具有代表性的產(chǎn)品樣品、模型等。3.公司/組織在重大活動中收到的具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品等。4.其他具有保存價值的實物資料。四、館藏豐富的工作流程（一）檔案收集1.制定收集計劃：檔案館根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計劃以及館藏資源現(xiàn)狀，每年年初制定詳細(xì)的檔案收集計劃，明確收集的范圍、重點、時間節(jié)點等，并向各部門、各分支機(jī)構(gòu)發(fā)布。2.宣傳動員：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作會議等多種渠道，向全體員工宣傳館藏豐富工作的重要性和意義，提高員工對檔案收集工作的認(rèn)識和積極性。3.主動收集：檔案館工作人員定期深入各部門、各分支機(jī)構(gòu)，主動了解檔案形成情況，指導(dǎo)檔案收集工作，及時發(fā)現(xiàn)和收集有價值的檔案資料。同時，關(guān)注公司/組織外部相關(guān)信息，收集與公司/組織有關(guān)的行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)、市場信息等資料。4.部門移交：各部門、各分支機(jī)構(gòu)按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案資料移交至檔案館。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。5.員工報送：員工個人手中留存的與公司/組織工作相關(guān)的重要文件資料，應(yīng)主動報送至本部門檔案管理人員。檔案管理人員對報送的檔案進(jìn)行初步審核后，及時移交檔案館。6.征集線索挖掘：通過多種途徑挖掘檔案征集線索，如向離退休員工、離職員工、老領(lǐng)導(dǎo)、老專家等征集他們手中保存的與公司/組織歷史相關(guān)的檔案資料；向社會各界征集與公司/組織有關(guān)的具有歷史價值的文獻(xiàn)、照片、實物等。對于征集線索，要進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時跟進(jìn)落實。（二）檔案整理1.分類：檔案館工作人員按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，確保同一類檔案資料具有內(nèi)在的邏輯聯(lián)系。2.編號：對每一類檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和檢索。編號方法應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不得隨意更改。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、形成時間、保管期限、來源等信息。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化裝訂。裝訂時要注意保持檔案的完整性和平整性，不得損壞檔案內(nèi)容。裝訂材料應(yīng)選用符合檔案保管要求的材料，如無酸紙、線繩等。5.裝盒：將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的編號、名稱、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量較好、規(guī)格統(tǒng)一的材料，以確保檔案的安全保管。（三）檔案鑒定1.確定鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同類型檔案的保管期限劃分原則，如重要性、歷史性、實用性等。2.初步鑒定：檔案館工作人員對整理好的檔案資料進(jìn)行初步鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。對于保管期限存在疑問的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論研究，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。3.定期復(fù)查：每隔一定時間（如五年）對館藏檔案進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)公司/組織發(fā)展變化情況和檔案的實際價值，對保管期限進(jìn)行調(diào)整。復(fù)查工作應(yīng)形成詳細(xì)的記錄，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。4.銷毀處理：對于經(jīng)過鑒定確定為無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，要編制銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀時，要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。（四）檔案存儲1.庫房建設(shè)與管理：按照檔案保管的要求，建設(shè)專門的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全穩(wěn)定。定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。2.上架排列：將經(jīng)過整理、鑒定的檔案資料按照編號順序上架排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。同時，要為檔案預(yù)留一定的存儲空間，以適應(yīng)未來館藏資源增長的需要。3.數(shù)字化存儲：對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化存儲應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.標(biāo)識管理：在檔案庫房內(nèi)設(shè)置明顯標(biāo)識，標(biāo)明檔案架位、檔案類別、保管期限等信息，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。同時，對檔案盒、檔案袋等也應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，確保檔案標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。（五）檔案利用1.建立利用制度：制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等。檔案利用制度應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，保障檔案利用工作的規(guī)范有序進(jìn)行。2.提供利用服務(wù)：檔案館根據(jù)利用者的需求，及時、準(zhǔn)確地提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息，并按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)做好利用登記工作，記錄利用者的姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等信息。3.開發(fā)編研成果：結(jié)合公司/組織的發(fā)展需求和館藏資源特點，開展檔案編研工作。通過編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等編研成果，為公司/組織的決策、研究、宣傳等提供參考依據(jù)。編研成果應(yīng)經(jīng)審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行公開出版或內(nèi)部發(fā)行。4.反饋與改進(jìn)：及時收集利用者對檔案利用工作的反饋意見，針對存在的問題，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。同時，根據(jù)利用情況分析館藏資源的需求狀況，為館藏豐富工作提供參考。五、館藏豐富工作的保障措施（一）組織保障1.成立由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的館藏豐富工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)館藏豐富工作中的重大事項，研究解決工作中遇到的問題。2.明確檔案館作為館藏豐富工作的具體實施部門，配備足夠數(shù)量的專業(yè)檔案管理人員，確保工作順利開展。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織業(yè)務(wù)，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。（二）經(jīng)費保障1.公司/組織將館藏豐富工作所需經(jīng)費納入年度預(yù)算，確保經(jīng)費足額到位。經(jīng)費主要用于檔案收集、整理、鑒定、存儲、數(shù)字化、編研等方面的支出，以及檔案管理人員的培訓(xùn)、檔案設(shè)備設(shè)施的購置和維護(hù)等。2.建立經(jīng)費使用管理制度，嚴(yán)格經(jīng)費審批程序，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)、透明。定期對經(jīng)費使用情況進(jìn)行審計和監(jiān)督，提高經(jīng)費使用效益。（三）技術(shù)保障1.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的檔案管理軟件和信息技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理的自動化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。通過信息化系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，提高工作效率和管理水平。2.配備必要的檔案管理設(shè)備設(shè)施，如檔案庫房的溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備、檔案數(shù)字化設(shè)備等，確保檔案實體安全和信息安全。定期對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和更新，保證其正常運行。