PAGE個人建房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強個人建房檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為個人建房活動提供全面、可靠的信息支持，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的個人建房項目檔案管理工作，包括從建房申請、規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)到竣工驗收等全過程的檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則檔案資料應(yīng)如實反映個人建房活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類管理原則按照檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于管理和查詢。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，保障個人隱私和相關(guān)權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善個人建房檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理個人建房檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和共享。3.對檔案資料進行分類、整理、編目、裝訂等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化。4.負責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、維護，防止檔案損壞、丟失。5.為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查詢、借閱服務(wù)，并做好記錄。（二）建房項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)在建房項目過程中及時收集、整理各類檔案資料，并按要求定期移交檔案管理部門。2.確保所提供檔案資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，對檔案資料的質(zhì)量負責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的信息和說明。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.規(guī)劃設(shè)計部門負責(zé)提供建房項目的規(guī)劃設(shè)計文件、圖紙等資料，并確保其符合相關(guān)規(guī)范和要求。2.施工單位負責(zé)整理施工過程中的各類技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗報告、安全記錄等檔案資料，并及時移交。3.監(jiān)理單位負責(zé)對施工過程中的檔案資料進行審核、監(jiān)督，確保檔案資料的真實性和完整性。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.建房申請檔案包括個人建房申請書、身份證明材料、土地使用證明、規(guī)劃審批文件等。2.規(guī)劃設(shè)計檔案涵蓋建房項目的規(guī)劃設(shè)計方案圖、效果圖、施工圖等。3.施工建設(shè)檔案包含施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更記錄、材料設(shè)備檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.竣工驗收檔案有竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖紙等。5.其他檔案如與個人建房相關(guān)的會議紀(jì)要、往來文件、照片、影像資料等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“建房項目編號檔案類別代碼順序號”的形式。1.建房項目編號以建房項目的唯一標(biāo)識進行編號，可采用項目名稱的縮寫或特定編碼方式。2.檔案類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如：“JFQ”表示建房申請檔案；“GH”表示規(guī)劃設(shè)計檔案；“SG”表示施工建設(shè)檔案；“JY”表示竣工驗收檔案；“QT”表示其他檔案。3.順序號按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始遞增。例如，某建房項目的施工日志檔案編號為：[建房項目編號]SG005，表示該項目施工建設(shè)檔案類別中的第5份施工日志。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門及相關(guān)人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的個人建房檔案資料，并確保資料齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。3.對于重要的檔案資料，如規(guī)劃審批文件、竣工驗收報告等，應(yīng)收集原件；對于無法提供原件的，應(yīng)收集經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照檔案分類進行排序，同一類檔案按照編號順序排列。去除文件上的金屬物，對破損的文件進行修補或復(fù)制。采用A4紙張規(guī)格，對大于A4的圖紙等資料進行折疊，使其大小符合要求。編寫頁碼，在文件的右上角或右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼，空白頁不編頁碼。填寫檔案封面和卷內(nèi)目錄，檔案封面應(yīng)注明項目名稱、檔案類別、起止日期、保管期限等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。2.電子檔案按照檔案分類建立文件夾，文件夾名稱應(yīng)與檔案類別一致。在文件夾內(nèi)，按照檔案編號順序建立子文件夾，子文件夾名稱應(yīng)包含檔案編號和文件題名。將電子文件按照統(tǒng)一格式命名，命名規(guī)則為：[建房項目編號][檔案類別代碼][順序號][文件題名].[文件格式]，如：[建房項目編號]SG005施工日志.docx。對電子文件進行分類標(biāo)注，注明文件的形成日期、來源、保管期限等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門及相關(guān)人員在檔案資料整理完成后，填寫檔案移交清單，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、類別、編號等信息。2.將檔案移交清單及檔案資料一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案資料按照規(guī)定的分類和編號進行歸檔存儲。（二）保管期限1.建房申請檔案、規(guī)劃設(shè)計檔案、竣工驗收檔案保管期限為長期，一般不少于30年。2.施工建設(shè)檔案保管期限為短期，一般不少于5年。3.其他檔案根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱個人建房檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時間和地點。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱個人建房檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對所借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等重要檔案信息嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，防止檔案信息泄露。4.對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，確保信息安全。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控。2.設(shè)置防火、防盜報警裝置，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.配備必要的消防器材，制定消防應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練。4.對檔案管理人員進行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.重復(fù)、無效或不完整的檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定，不需要繼續(xù)保存的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、類別、編號等信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用