PAGE績(jī)效電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司績(jī)效電子檔案管理，確?？?jī)效信息的準(zhǔn)確、完整、安全與有效利用，提高績(jī)效管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工績(jī)效電子檔案的管理，包括績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效評(píng)估、績(jī)效反饋等相關(guān)電子文檔的收集、存儲(chǔ)、使用、維護(hù)與銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保績(jī)效電子檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：績(jī)效電子檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的績(jī)效表現(xiàn)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整。3.保密性原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私及公司機(jī)密的績(jī)效信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷性原則：利用電子信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)績(jī)效電子檔案的高效管理與便捷查詢，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善績(jī)效電子檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織實(shí)施績(jī)效評(píng)估工作，指導(dǎo)各部門填寫、收集和整理績(jī)效電子檔案資料。3.負(fù)責(zé)績(jī)效電子檔案的集中存儲(chǔ)與管理，確保檔案的安全與完整。4.定期對(duì)績(jī)效電子檔案進(jìn)行分析與統(tǒng)計(jì)，為公司績(jī)效管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工績(jī)效計(jì)劃的制定與溝通，確?？?jī)效目標(biāo)明確、合理。2.按照公司要求，定期收集、整理和審核本部門員工的績(jī)效評(píng)估資料，并及時(shí)提交至人力資源部門。3.負(fù)責(zé)與員工進(jìn)行績(jī)效反饋與溝通，根據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果制定改進(jìn)計(jì)劃，并跟蹤落實(shí)。4.協(xié)助人力資源部門做好績(jī)效電子檔案的相關(guān)工作，配合檔案的查閱與使用。（三）信息技術(shù)部門1.提供績(jī)效電子檔案管理所需的技術(shù)支持與系統(tǒng)維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)績(jī)效電子檔案數(shù)據(jù)的安全備份與恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.根據(jù)公司發(fā)展和管理需求，對(duì)績(jī)效電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)。三、績(jī)效電子檔案內(nèi)容（一）員工基本信息包括員工姓名、性別、出生日期、入職時(shí)間、所在部門、崗位名稱等。（二）績(jī)效計(jì)劃1.員工個(gè)人績(jī)效目標(biāo)，明確工作任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間及考核指標(biāo)等。2.部門績(jī)效目標(biāo)分解至個(gè)人的任務(wù)清單，以及與公司戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)聯(lián)。（三）績(jī)效評(píng)估記錄1.定期績(jī)效評(píng)估結(jié)果，包括評(píng)估得分、等級(jí)評(píng)定、評(píng)估意見(jiàn)等。2.評(píng)估過(guò)程中的相關(guān)數(shù)據(jù)與資料，如工作成果記錄、業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)、自我評(píng)價(jià)等。（四）績(jī)效反饋與溝通記錄1.績(jī)效反饋面談的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、反饋內(nèi)容及員工簽字確認(rèn)。2.針對(duì)績(jī)效問(wèn)題制定的改進(jìn)計(jì)劃，包括改進(jìn)措施、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。（五）績(jī)效申訴記錄員工對(duì)績(jī)效評(píng)估結(jié)果提出申訴的相關(guān)材料，包括申訴原因、申訴處理過(guò)程及結(jié)果記錄。（六）其他相關(guān)資料如培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄、崗位變動(dòng)記錄等與員工績(jī)效相關(guān)的資料。四、績(jī)效電子檔案的建立與收集（一）績(jī)效計(jì)劃制定1.在每個(gè)績(jī)效周期開(kāi)始前，人力資源部門組織各部門制定績(jī)效計(jì)劃。2.各部門負(fù)責(zé)人與員工進(jìn)行充分溝通，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和部門工作任務(wù)，確定員工個(gè)人績(jī)效目標(biāo)，并填寫績(jī)效計(jì)劃表格。3.績(jī)效計(jì)劃經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后提交至人力資源部門備案。（二）績(jī)效評(píng)估資料收集1.績(jī)效評(píng)估周期結(jié)束后，員工按照要求填寫個(gè)人績(jī)效自評(píng)表，總結(jié)本周期內(nèi)的工作表現(xiàn)、完成任務(wù)情況及自我評(píng)估結(jié)果。2.上級(jí)主管根據(jù)員工實(shí)際工作表現(xiàn)，結(jié)合績(jī)效計(jì)劃目標(biāo)，對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，填寫上級(jí)評(píng)估表，并給出評(píng)估意見(jiàn)和建議。3.如有需要，可組織同事互評(píng)和客戶評(píng)價(jià)，收集相關(guān)評(píng)價(jià)資料。4.各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的績(jī)效評(píng)估資料，對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保資料真實(shí)可靠。（三）績(jī)效反饋與溝通記錄整理1.績(jī)效評(píng)估結(jié)果出來(lái)后，上級(jí)主管應(yīng)及時(shí)與員工進(jìn)行績(jī)效反饋面談，溝通績(jī)效評(píng)估結(jié)果，分析原因，提出改進(jìn)建議。2.面談過(guò)程中，雙方應(yīng)做好記錄，包括面談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、反饋內(nèi)容、員工意見(jiàn)等，并由員工簽字確認(rèn)。3.根據(jù)面談結(jié)果，制定績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃，明確改進(jìn)措施、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，記錄在績(jī)效反饋與溝通記錄表格中。（四）績(jī)效申訴記錄保存1.員工如對(duì)績(jī)效評(píng)估結(jié)果有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。2.人力資源部門收到申訴材料后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查和處理，并將申訴處理過(guò)程及結(jié)果記錄下來(lái)。3.績(jī)效申訴記錄應(yīng)包括申訴原因、申訴處理流程、處理結(jié)果及相關(guān)證明材料等。五、績(jī)效電子檔案的存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.建立專門的績(jī)效電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)績(jī)效電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）權(quán)限管理1.根據(jù)工作需要，設(shè)定不同人員對(duì)績(jī)效電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限。2.人力資源部門管理人員具有全面的檔案管理權(quán)限，可進(jìn)行檔案的查閱、修改、刪除等操作。3.各部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門員工的績(jī)效電子檔案，但不得擅自修改或刪除。4.員工本人可查閱自己的績(jī)效電子檔案，但涉及公司機(jī)密或他人隱私的信息，未經(jīng)授權(quán)不得外傳。（三）檔案分類與編號(hào)1.按照績(jī)效電子檔案的內(nèi)容分類，如績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效評(píng)估記錄、績(jī)效反饋記錄等，進(jìn)行文件夾或目錄設(shè)置。2.為每個(gè)檔案文件或記錄賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、周期及員工編號(hào)等信息，便于查詢和管理。（四）檔案維護(hù)與更新1.定期對(duì)績(jī)效電子檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.如有員工崗位變動(dòng)或績(jī)效信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的電子檔案內(nèi)容。3.對(duì)于已離職員工的績(jī)效電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保存，不得隨意刪除。六、績(jī)效電子檔案的查閱與使用（一）查閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要查閱績(jī)效電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫《績(jī)效電子檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容及查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門審批。3.人力資源部門審核通過(guò)后，指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并記錄查閱情況，包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。（二）使用規(guī)定1.績(jī)效電子檔案僅供內(nèi)部工作使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得將檔案信息提供給外部單位或個(gè)人。2.使用績(jī)效電子檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露涉及員工個(gè)人隱私或公司機(jī)密的信息。3.如需引用績(jī)效電子檔案中的數(shù)據(jù)或信息，應(yīng)注明出處，確保信息來(lái)源的準(zhǔn)確性和可靠性。七、績(jī)效電子檔案的安全與保密（一）安全措施1.信息技術(shù)部門應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，防止績(jī)效電子檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或刪除。2.定期對(duì)績(jī)效電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，安裝必要的殺毒軟件和防火墻，保障系統(tǒng)安全運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或丟失導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）保密要求1.所有接觸績(jī)效電子檔案的人員均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在績(jī)效電子檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格限制知悉范圍，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私及公司機(jī)密的信息進(jìn)行加密處理。3.禁止在非工作場(chǎng)合討論或傳播績(jī)效電子檔案中的敏感信息，如有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、績(jī)效電子檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職且已過(guò)規(guī)定的檔案保存期限，或績(jī)效電子檔案所涉及的事項(xiàng)已結(jié)束且無(wú)留存必要。2.檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤或重復(fù)，經(jīng)核實(shí)確認(rèn)后需要銷毀。（二）銷毀流程1.由人力資源部門提出績(jī)效電子檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《績(jī)效電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、原因及銷毀時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.采用電子數(shù)據(jù)擦除等安全方式進(jìn)行銷毀，確保檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。九、附則（一）（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)公司發(fā)展和管理需求，以及國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。修訂后的制度將及時(shí)發(fā)布并通知全體員工。（三）制度執(zhí)行監(jiān)督公司設(shè)立績(jī)效電子檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部