PAGE社區(qū)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由社區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映社區(qū)工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集社區(qū)工作中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索效率和利用價值，為社區(qū)工作和居民提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）社區(qū)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善社區(qū)檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)社區(qū)各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全社區(qū)檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為社區(qū)決策、工作指導(dǎo)和居民服務(wù)提供依據(jù)。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.監(jiān)督檢查社區(qū)各部門檔案資料管理工作的落實情況，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）社區(qū)各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交社區(qū)檔案管理部門。2.明確一名檔案資料管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案資料管理工作的日常組織和協(xié)調(diào)。3.配合社區(qū)檔案管理部門做好檔案資料的整理、歸檔、保管和利用等工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案資料的質(zhì)量。3.做好檔案資料的保管工作，維護(hù)檔案資料的安全和完整，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作和居民提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。5.定期對檔案資料進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設(shè)方面的文件、會議記錄、黨員名冊、黨組織活動資料等。2.社區(qū)居民委員會工作方面的文件、決議、工作計劃、工作總結(jié)、社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、社區(qū)服務(wù)記錄等。3.社區(qū)治安綜合治理方面的文件、治安巡邏記錄、矛盾糾紛排查調(diào)處記錄、安全檢查記錄等。4.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理方面的文件、環(huán)境衛(wèi)生整治方案、衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運記錄等。5.社區(qū)文化教育方面的文件、文化活動計劃、活動記錄、教育宣傳資料等。6.社區(qū)社會保障與救助方面的文件、低保戶檔案、特困人員檔案、臨時救助檔案、就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)記錄等。7.社區(qū)計劃生育方面的文件、計劃生育工作臺賬、育齡婦女檔案、計劃生育宣傳資料等。8.社區(qū)財務(wù)方面的文件、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。9.社區(qū)與居民之間的往來文件、居民意見建議、投訴處理記錄等。10.其他與社區(qū)工作相關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并定期移交社區(qū)檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案資料的損壞或丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)管理類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)文化類、社區(qū)衛(wèi)生類、社區(qū)治安類、社區(qū)財務(wù)類等。2.編號對每一類檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的管理和查詢。3.編目編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案資料的可檢索性。4.裝訂對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.將審核合格的檔案資料按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息。3.編制檔案資料歸檔清單，清單應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并將歸檔清單存入檔案管理信息系統(tǒng)。（二）保管期限1.永久保管反映社區(qū)歷史沿革、重大事件、重要決策等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案資料分為30年、10年兩種期限。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要程度、形成時間、利用價值等因素進(jìn)行綜合考慮，并按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案資料應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對檔案資料進(jìn)行清查盤點，核對檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性。2.服務(wù)社區(qū)原則檔案利用工作應(yīng)圍繞社區(qū)工作中心，為社區(qū)決策、工作指導(dǎo)和居民服務(wù)提供有力支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露。（二）利用方式1.查閱社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱社區(qū)外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)社區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案資料按時歸還。3.出具證明社區(qū)居民或其他單位因需要檔案管理部門出具檔案證明的，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料的實際情況，如實出具證明，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案資料名稱、編號、查閱或借閱期限等信息。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案資料進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案資料的內(nèi)容、形成時間、保管期限、利用價值等因素，確定檔案資料的鑒定價值。2.客觀公正原則檔案鑒定工作應(yīng)客觀公正，不受任何因素的干擾，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.依法鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保鑒定工作的合法性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由社區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案資料進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案資料進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案資料的實際情況，確定其鑒定價值。2.分析判斷法對檔案資料的內(nèi)容、形成時間、保管期限、利用價值等進(jìn)行綜合分析判斷，確定其鑒定價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對已到保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)社區(qū)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行銷毀，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案資料名稱、編號、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立健全社區(qū)檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息化管理，提高檔案資料管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案資料數(shù)字化對社區(qū)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀等功能的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)