PAGE人民政府檔案管理制度一、總則（一）目的為加強人民政府檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在行政管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人民政府各部門、各直屬機構(gòu)及其工作人員在履行職責過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人民政府檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準確原則：檔案應(yīng)如實反映工作活動和歷史事實，確保檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集和整理各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置人民政府設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理本地區(qū)的檔案工作。各部門、各直屬機構(gòu)應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本地區(qū)的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各直屬機構(gòu)的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.開發(fā)和利用檔案信息資源，為人民政府的行政管理、決策支持、歷史研究等提供服務(wù)。5.參與重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范整理。（三）檔案管理人員職責1.負責本部門、本機構(gòu)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等日常工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全保密。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。三檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人民政府在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、決議、決定、通知、報告、請示、批復(fù)、函件等。2.各類工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料、簡報等。3.重要活動、重大項目的文件材料、照片、錄像、錄音等。4.人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。5.與其他單位或個人簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。6.上級機關(guān)下發(fā)的與本地區(qū)工作相關(guān)的文件材料。7.下級機關(guān)報送的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門、各直屬機構(gòu)應(yīng)明確檔案收集責任人，及時收集本部門、本機構(gòu)在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應(yīng)實行“隨辦隨歸”制度，辦理完畢后及時歸檔。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對文件材料的真實性、完整性和準確性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于管理和查閱。3.對檔案進行系統(tǒng)化排列，編制檔號、目錄等檢索工具。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)包括全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號等要素。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本地區(qū)重大歷史事件、重要會議、重要決策等方面的文件材料。3.長期保管的檔案主要包括本地區(qū)一般性工作活動、重要業(yè)務(wù)文件等方面的文件材料，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案主要包括本地區(qū)一般性事務(wù)文件等方面的文件材料，保管期限為5年以下。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護檔案的完整與安全為前提的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限和價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率高、具有重要參考價值的檔案應(yīng)適當延長保管期限。3.根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。（四）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。5.在檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，防止檔案丟失或泄密。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送上級檔案管理部門和本地區(qū)人民政府有關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.建立檔案查閱利用制度，明確檔案查閱利用的范圍、程序和要求。2.檔案管理人員應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱利用范圍。4.鼓勵檔案管理人員開展檔案信息開發(fā)利用工作，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽等形式，為人民政府的行政管理、決策支持、歷史研究等提供服務(wù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障：建立檔案信息安全防護體系，確保檔案信息的安全保密。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)和實施步驟。2.試點階段：選擇部分部門或機構(gòu)進行檔案信息化建設(shè)試點，總結(jié)經(jīng)驗，完善方案。3.推廣階段：在全地區(qū)范圍內(nèi)逐步推廣檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。（四）管理要求1.加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，提高檔案