PAGE客運(yùn)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)客運(yùn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于客運(yùn)公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指客運(yùn)公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門歸口管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。（二）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。3.配合綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作，如檔案的鑒定、銷毀等。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)文件。4.運(yùn)營(yíng)管理類：客運(yùn)業(yè)務(wù)規(guī)劃、運(yùn)營(yíng)調(diào)度、安全管理、服務(wù)質(zhì)量等相關(guān)文件。5.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策略、客戶關(guān)系管理等相關(guān)文件。6.機(jī)務(wù)管理類：車輛購(gòu)置、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等相關(guān)文件，駕駛員檔案等。7.票務(wù)管理類：車票銷售、退票、改簽等相關(guān)文件，票務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。8.檔案管理類：檔案管理制度、檔案目錄、檔案檢索工具等相關(guān)文件。9.其他類：除上述各類之外的其他具有保存價(jià)值的文件，如上級(jí)主管部門文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、對(duì)外合作協(xié)議等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，由一級(jí)類目代碼、二級(jí)類目代碼、三級(jí)類目代碼、順序號(hào)組成。2.一級(jí)類目代碼用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表人力資源類等。3.二級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如“A01”代表公司設(shè)立文件，“A02”代表股東會(huì)會(huì)議文件等。4.三級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如“A0101”代表公司設(shè)立申請(qǐng)書(shū)，“A0102”代表公司設(shè)立審批文件等。5.順序號(hào)用四位數(shù)字表示，如“A01010001”代表第一份公司設(shè)立申請(qǐng)書(shū)。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)成果等?？瓦\(yùn)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)客運(yùn)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于客運(yùn)公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指客運(yùn)公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門歸口管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。（二）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。3.配合綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作，如檔案的鑒定、銷毀等。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等相關(guān)文件。4.運(yùn)營(yíng)管理類：客運(yùn)業(yè)務(wù)規(guī)劃、運(yùn)營(yíng)調(diào)度、安全管理、服務(wù)質(zhì)量等相關(guān)文件。5.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策略、客戶關(guān)系管理等相關(guān)文件。6.機(jī)務(wù)管理類：車輛購(gòu)置、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等相關(guān)文件，駕駛員檔案等。7.票務(wù)管理類：車票銷售、退票、改簽等相關(guān)文件，票務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。8.檔案管理類：檔案管理制度、檔案目錄、檔案檢索工具等相關(guān)文件。9.其他類：除上述各類之外的其他具有保存價(jià)值的文件，如上級(jí)主管部門文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、對(duì)外合作協(xié)議等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，由一級(jí)類目代碼、二級(jí)類目代碼、三級(jí)類目代碼、順序號(hào)組成。2.一級(jí)類目代碼用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表人力資源類等。3.二級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如“A01”代表公司設(shè)立文件，“A02”代表股東會(huì)會(huì)議文件等。4.三級(jí)類目代碼用兩位數(shù)字表示，如“A0101”代表公司設(shè)立申請(qǐng)書(shū)，“A0102”代表公司設(shè)立審批文件等。5.順序號(hào)用四位數(shù)字表示，如“A01010001”代表第一份公司設(shè)立申請(qǐng)書(shū)。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)成果等。4.公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、記錄，如車輛運(yùn)行記錄、乘客信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其原始性和可讀性，及時(shí)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.文件排列：按照文件的形成時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列，同一類文件應(yīng)按照一定順序排列。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。5.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的數(shù)據(jù)、文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、整理規(guī)范，符合檔案管理的各項(xiàng)要求。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，保證檔案的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照其載體形式進(jìn)行分類保管，如錄像帶、錄音帶、光盤等。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括公司規(guī)章制度、重要業(yè)務(wù)文件、員工人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性文件等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量是否準(zhǔn)確、保管狀況是否良好、檔案信息是否完整等。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效身份證件，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在當(dāng)天歸還，如需借出，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于重要檔案或需長(zhǎng)期使用的檔案，經(jīng)綜合管理部門同意后，可適當(dāng)延長(zhǎng)借閱期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。（四）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱期限等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)剔除銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全流程信息化。（三）信息安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。十、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的具體組織實(shí)施，貫徹執(zhí)行檔案管理的各