PAGE檔案室制度上墻模板一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案存放有序。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和準確性。6.為公司/組織各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理要求進行操作，保證檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查詢、借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行崗位職責，做好檔案的日常管理工作。3.負責檔案的接收、登記、整理、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供有效的檔案服務。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司/組織各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報表、報告、信函等。3.公司/組織內(nèi)部會議記錄、紀要、決議等。4.公司/組織員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.公司/組織的技術檔案，如研發(fā)資料、設計圖紙、工藝文件等。7.公司/組織的產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告等。8.公司/組織的宣傳檔案，如宣傳資料、圖片、影像等。9.其他與公司/組織相關的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時將本部門產(chǎn)生的檔案收集齊全，不得積壓或丟失。2.檔案收集應保持原始性和真實性，不得對檔案內(nèi)容進行涂改、偽造等行為。3.對于重要檔案，應同時收集電子版本，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.對于重大項目、重要活動等產(chǎn)生的檔案，應在項目結束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.將檔案移交清單及檔案一并送交檔案室，檔案室管理人員進行核對、簽收。3.檔案室管理人員按照檔案分類要求，將檔案歸入相應的類別，并進行上架存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。4.短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案室應具備良好的保管條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案室應配備必要的安全防護設備，如防火設備、防盜設備、防蟲設備等，確保檔案的安全。5.建立檔案保管臺賬，對檔案的收進、移出、保管情況等進行詳細記錄。五、檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢檔案的名稱、編號、查詢目的等信息。2.將檔案查詢申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審核，簽署意見。3.申請人持經(jīng)部門負責人審批后的檔案查詢申請表到檔案室查詢。檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案供查詢，并做好查詢記錄。（二）借閱程序1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.將檔案借閱申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審核，簽署意見。3.借閱申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交檔案室管理人員。檔案室管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱檔案進行審核，如符合借閱條件，辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定）。4.借閱人在借閱期限內(nèi)歸還檔案時，檔案室管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如無損壞、遺失等情況，退還押金。（三）查詢與借閱限制1.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)公司/組織領導批準，不得查詢和借閱。2.檔案查詢和借閱應在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。如有特殊情況需要帶出，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并辦理相關手續(xù)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、遺失等情況，應承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點和發(fā)展的觀點，從公司/組織的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。2.檔案鑒定工作應堅持以法律、法規(guī)和政策為依據(jù)，確保檔案鑒定工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析檔案內(nèi)容：重點分析檔案所反映的公司/組織業(yè)務活動、歷史事件、政策法規(guī)等方面的情況，確定其對公司/組織的重要性和利用價值。3.參考檔案目錄：通過查閱檔案目錄，了解檔案的大致內(nèi)容和數(shù)量，為鑒定工作提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結果，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、存毀意見等信息。2.將檔案銷毀清冊提交公司/組織領導審批，經(jīng)批準后實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理要求1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將數(shù)字化檔案按照檔案分類要求進行存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責和權限，只能訪問和操作相應的檔案信息。4.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。5.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）信息化系統(tǒng)維護1.安排專人負責檔案信息化管理系