PAGE檔案館定期巡查制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本定期巡查制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館內(nèi)各類檔案資料的管理與巡查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保巡查工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對檔案館的各個區(qū)域、各類檔案進(jìn)行全面巡查，不留死角。3.預(yù)防為主原則：通過定期巡查，及時發(fā)現(xiàn)并消除檔案管理過程中的安全隱患，預(yù)防各類事故的發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各巡查人員的職責(zé)，確保巡查工作落到實處，責(zé)任到人。二、巡查組織與人員職責(zé)（一）巡查組織架構(gòu)成立檔案館巡查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案館負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括檔案館各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排巡查工作，協(xié)調(diào)解決巡查過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）巡查人員職責(zé)1.組長職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案館巡查工作，制定巡查工作總體計劃和目標(biāo)。對巡查工作的開展情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決巡查過程中的重大問題。審核巡查報告，對巡查結(jié)果提出處理意見和改進(jìn)措施。2.副組長職責(zé)協(xié)助組長開展巡查工作，負(fù)責(zé)具體巡查工作的組織實施。組織巡查人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保巡查人員熟悉巡查內(nèi)容和方法。匯總巡查情況，撰寫巡查報告初稿，提交組長審核。3.巡查人員職責(zé)按照巡查計劃和要求，對檔案館的檔案實體、保管環(huán)境、安全設(shè)施等進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的巡查。如實記錄巡查情況，填寫巡查記錄表，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并提出整改建議。協(xié)助做好巡查結(jié)果的分析和總結(jié)工作，參與制定改進(jìn)措施。三、巡查內(nèi)容（一）檔案實體管理1.檔案的收集、整理、歸檔是否符合規(guī)定要求，檔案分類是否準(zhǔn)確，編號是否規(guī)范。2.檔案的裝訂是否牢固，卷面是否整潔，字跡是否清晰，有無破損、褪色、霉變等現(xiàn)象。3.檔案的存儲方式是否合理，是否按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列存放。4.電子檔案的存儲介質(zhì)是否安全，數(shù)據(jù)是否完整、可讀取，備份是否及時、有效。（二）保管環(huán)境1.檔案館的溫濕度是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，溫濕度記錄是否完整、準(zhǔn)確。2.檔案館的清潔衛(wèi)生狀況，是否有灰塵、雜物等影響檔案保管。3.檔案館的通風(fēng)、照明條件是否良好，有無漏水、漏電等安全隱患。4.防蟲、防鼠、防火、防盜等設(shè)施是否完好有效，是否定期進(jìn)行檢查和維護。（三）安全設(shè)施1.消防設(shè)施是否齊全、完好，消防通道是否暢通無阻，消防器材是否在有效期內(nèi)。2.防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防范設(shè)施是否正常運行，監(jiān)控記錄是否保存完整。3.電氣設(shè)備是否符合安全要求，有無過載、短路等現(xiàn)象，電線電纜是否老化、破損。4.檔案存儲設(shè)備是否安全可靠，如檔案架、密集架等是否牢固，有無變形、損壞。（四）制度執(zhí)行情況1.檔案借閱、利用制度是否嚴(yán)格執(zhí)行，借閱登記是否規(guī)范，檔案歸還是否及時、完整。2.檔案保密制度是否落實到位，有無檔案信息泄露事件發(fā)生。3.檔案整理、歸檔、銷毀等工作流程是否符合規(guī)定，手續(xù)是否齊全。四、巡查周期與方式（一）巡查周期1.日常巡查：由檔案館各部門工作人員每天對本部門負(fù)責(zé)區(qū)域進(jìn)行巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理一般性問題。2.定期巡查：每月由巡查人員對檔案館進(jìn)行一次全面巡查，填寫巡查記錄表，形成巡查報告。3.專項巡查：根據(jù)檔案管理工作的需要，不定期開展專項巡查，如對重要檔案、特殊載體檔案等進(jìn)行重點檢查。（二）巡查方式1.實地查看：巡查人員直接到檔案館現(xiàn)場，對檔案實體、保管環(huán)境、安全設(shè)施等進(jìn)行實地檢查。2.查閱記錄：查閱檔案收集、整理、歸檔、借閱、利用等相關(guān)記錄，檢查制度執(zhí)行情況。3.設(shè)備檢測：對消防、防盜、監(jiān)控、電氣等設(shè)備進(jìn)行功能檢測，確保設(shè)備正常運行。五、巡查結(jié)果處理（一）問題記錄巡查人員在巡查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄在巡查記錄表中，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)地點、責(zé)任人等信息。（二）整改通知對于巡查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，巡查人員應(yīng)及時向責(zé)任部門或責(zé)任人發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改通知應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限和整改要求。（三）整改跟蹤責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)按照整改通知的要求進(jìn)行整改，并及時將整改情況反饋給巡查人員。巡查人員應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（四）結(jié)果報告每次巡查結(jié)束后，巡查人員應(yīng)撰寫巡查報告，總結(jié)巡查情況，分析存在的問題及原因，提出改進(jìn)措施和建議。巡查報告經(jīng)副組長審核后，提交組長審批。巡查報告應(yīng)作為公司/組織檔案管理工作的重要參考資料，存檔備查。（五）責(zé)任追究對于巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題或因工作不力導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的部門或個人，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究，嚴(yán)肅處理。六、檔案信息化管理巡查（一）系統(tǒng)運行1.檔案信息化管理系統(tǒng)是否正常運行，有無出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況。2.系統(tǒng)的安全性，包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能是否完善。（二）數(shù)據(jù)維護1.電子檔案數(shù)據(jù)的錄入是否準(zhǔn)確、完整，有無數(shù)據(jù)錯誤或遺漏。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)是否存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期清理，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的有效性和存儲空間的合理利用。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)連接是否穩(wěn)定，有無網(wǎng)絡(luò)中斷或遭受攻擊的風(fēng)險。2.采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)安全事故的發(fā)生。3.對系統(tǒng)用戶的網(wǎng)絡(luò)操作進(jìn)行監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)并處理異常行為。七、特殊時期巡查（一）重要活動期間在公司/組織舉辦重要活動期間，應(yīng)加強對檔案館的巡查，確保檔案的安全。巡查重點包括檔案的保管環(huán)境、安全設(shè)施以及檔案的利用情況等，防止因活動期間人員流動大、工作繁忙等因素導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)漏洞。（二）自然災(zāi)害或突發(fā)事件后在遭受自然災(zāi)害（如地震、洪水、火災(zāi)等）或突發(fā)事件（如重大事故、公共衛(wèi)生事件等）后，應(yīng)立即對檔案館進(jìn)行全面巡查。檢查檔案實體是否受損，保管環(huán)境是否受到影響，安全設(shè)施是否正常運行等。對于受損的檔案，應(yīng)及時采取搶救和修復(fù)措施，確保檔案的完整性。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織巡查人員參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高巡查人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、巡查方法與技巧、檔案安全知識等。2.對檔案館全體工作人員進(jìn)行檔案安全意識培訓(xùn)，增強員工的檔案安全責(zé)任感，使員工了解檔案巡查工作的重要性，自覺遵守檔案管理制度。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案巡查制度的重要