PAGE地產(chǎn)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司地產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)、運(yùn)營、管理等過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司地產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與地產(chǎn)項(xiàng)目相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司地產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司地產(chǎn)檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地產(chǎn)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定時間移交公司檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地產(chǎn)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計文件，包括項(xiàng)目可行性研究報告、規(guī)劃設(shè)計方案、圖紙等。2.土地獲取相關(guān)文件，如土地出讓合同、土地成交確認(rèn)書、土地權(quán)屬證書等。3.工程建設(shè)文件，包括工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、工程變更通知、工程竣工驗(yàn)收報告等。4.銷售與客戶資料，如商品房預(yù)售許可證、銷售合同、客戶信息等。5.財務(wù)管理文件，包括項(xiàng)目預(yù)算、決算報告、資金往來憑證等。6.行政管理文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、會議紀(jì)要、工作匯報等。7.其他與地產(chǎn)項(xiàng)目相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在地產(chǎn)項(xiàng)目工作中形成的各類文件資料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的文件資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如原件無法收集，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為項(xiàng)目前期文件、工程建設(shè)文件、銷售與客戶文件、財務(wù)管理文件、行政管理文件等類別。2.對每一類文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案整理完畢，并移交公司檔案管理部門。2.對于重大地產(chǎn)項(xiàng)目或重要文件資料，應(yīng)隨時形成隨時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進(jìn)行整改。3.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行上架保管，并在《檔案移交清單》上注明歸檔日期。（三）保管期限1.地產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司地產(chǎn)項(xiàng)目的重要決策文件、土地權(quán)屬證書、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報告等。長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括工程建設(shè)文件、銷售合同等。短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性的行政管理文件、客戶信息等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和有效性。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱公司地產(chǎn)檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。5.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題應(yīng)及時報告檔案管理部門。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和利用。2.重要檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格控制，必要時需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清單》提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.將公司地產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、審批等功能。3.對電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲和備份，確保電子檔案的安全和完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計算機(jī)操作技能，熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的使