PAGE檔案借閱制度設(shè)計(jì)圖一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對公司檔案的借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案借閱的范圍（一）可供借閱的檔案類別1.公司規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等行政檔案。2.產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件等技術(shù)檔案。3.財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.市場營銷資料、客戶信息、合同協(xié)議等業(yè)務(wù)檔案。（二）限制借閱的檔案類別1.涉及公司機(jī)密的檔案，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，未經(jīng)公司高層批準(zhǔn)，不得借閱。2.正在進(jìn)行中的重要項(xiàng)目且明確規(guī)定限制查閱的檔案。三、借閱流程（一）借閱申請1.員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案查閱1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案的存放位置，并及時(shí)通知借閱人到指定地點(diǎn)查閱。2.借閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定查閱區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱登記1.檔案管理人員對每一次檔案借閱進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)建立專門的臺賬，確保記錄準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并說明延期原因。延期申請需經(jīng)原審批人批準(zhǔn)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并做好記錄。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員在借閱登記臺賬上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。四、借閱權(quán)限與審批（一）普通員工借閱權(quán)限普通員工因日常工作需要，可借閱一般性的行政、業(yè)務(wù)檔案，單次借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。借閱申請由所在部門負(fù)責(zé)人審批。（二）部門負(fù)責(zé)人借閱權(quán)限部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要借閱本部門相關(guān)的各類檔案，借閱期限根據(jù)實(shí)際工作需求確定，但最長不超過[X]個(gè)工作日。借閱申請由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊情況借閱權(quán)限對于涉及公司重大決策、重要項(xiàng)目或機(jī)密信息的檔案，如確需借閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管所借檔案。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、整理、編號、上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。（二）檔案保護(hù)措施1.借閱人在查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)使用符合檔案管理要求的復(fù)印設(shè)備，并確保復(fù)印件清晰、完整。復(fù)印后的檔案復(fù)印件應(yīng)與原件一并歸還檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)對借出的檔案進(jìn)行定期跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究借閱人的責(zé)任。六、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案借閱管理的人員，包括檔案管理人員、借閱人等，均有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度。2.借閱人不得將所借檔案泄露給無關(guān)人員，不得擅自傳播檔案內(nèi)容，不得利用檔案謀取私利。（二）保密措施1.對于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)在借閱申請表中明確標(biāo)注，并采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、要求借閱人簽署保密協(xié)議等。2.檔案管理人員應(yīng)對機(jī)密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并設(shè)置相應(yīng)的保密標(biāo)識。在借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接觸機(jī)密檔案的人員范圍。3.借閱人在歸還機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的保密性，不得遺留任何可能導(dǎo)致泄密的信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組有權(quán)查閱檔案借閱登記臺賬、借閱申請表等相關(guān)資料，對檔案借閱過程進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案借閱制度的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案、逾期不歸還檔案、泄露檔案機(jī)密等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等，對于給公司造成損失的，還應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）制度解釋權(quán)本