PAGE救助基金檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救助基金檔案管理，確保救助基金檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)救助基金工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的救助基金檔案管理工作，包括救助申請(qǐng)資料、審核記錄、資金發(fā)放憑證、財(cái)務(wù)賬目、相關(guān)文件等各類與救助基金業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映救助基金業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與救助基金業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足工作需要。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善救助基金檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理救助基金檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，并做好登記。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的救助基金檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持。3.對(duì)本部門檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，確保檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的完整性和準(zhǔn)確性。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)救助基金財(cái)務(wù)檔案的管理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管和銷毀。3.配合檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的查閱、審計(jì)等工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、利用等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救助申請(qǐng)材料：包括申請(qǐng)人身份證明、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明、救助申請(qǐng)表、相關(guān)醫(yī)療診斷證明、殘疾證明等。2.審核過(guò)程記錄：如審核意見、調(diào)查筆錄、會(huì)議紀(jì)要等。3.資金發(fā)放憑證：撥款單、收款收據(jù)、銀行轉(zhuǎn)賬記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.上級(jí)部門文件：與救助基金相關(guān)的政策法規(guī)、通知、批復(fù)等。6.其他相關(guān)資料：如宣傳資料、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整。（三）整理方法1.分類：根據(jù)救助基金檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為救助申請(qǐng)類、審核類、資金發(fā)放類、財(cái)務(wù)類、政策文件類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及救助基金政策制定、重大決策、財(cái)務(wù)審計(jì)等重要文件，以及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限為[X]年，到期后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。2.核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、復(fù)印檔案。2.上級(jí)主管部門、審計(jì)部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱檔案。3.經(jīng)申請(qǐng)人同意，相關(guān)部門可查閱其救助申請(qǐng)檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱：本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：上級(jí)主管部門、審計(jì)部門、司法機(jī)關(guān)等查閱檔案，需出具單位介紹信及查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱涉及機(jī)密檔案的，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定辦理手續(xù)。3.申請(qǐng)人查閱：申請(qǐng)人查閱本人救助申請(qǐng)檔案，需提交有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門核實(shí)身份后，可查閱相關(guān)檔案信息。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期葉、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）利用限制1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.嚴(yán)禁涂改、偽造、損毀、丟失檔案，如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)印用途。3.涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。（四）銷毀記錄1.對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息。2.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清冊(cè)》一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的救助基金檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.安裝防病毒軟件和防火墻，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。（四）