PAGE檔案管理崗位工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。8.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等；行政公文、通知、通報(bào)、報(bào)告等；人事檔案、員工培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等；項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等；技術(shù)檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、專利證書(shū)等。4.合同檔案：各類合同文本、協(xié)議、意向書(shū)等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、大事記等綜合性檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如行政檔案為“XZ”，財(cái)務(wù)檔案為“CW”，業(yè)務(wù)檔案為“YW”，合同檔案為“HT”，其他檔案為“QT”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。5.例如，2023年形成的第一份行政檔案編號(hào)為“2023XZ001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案整理齊全，移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案初稿提交檔案管理部門審核，定稿后及時(shí)移交。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的公司檔案全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，文件格式規(guī)范。3.去除檔案中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。4.按照文件的形成時(shí)間、重要程度等順序排列，編寫頁(yè)碼，編制目錄。5.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.對(duì)于特殊載體的檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。3.檔案存放應(yīng)做到排列有序，標(biāo)識(shí)清晰，便于快速檢索。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東名冊(cè)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性合同協(xié)議、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性通知等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案利用（一）檔案查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以受理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)提供查詢服務(wù)。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案清單等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，涉及機(jī)密檔案的，需經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)。審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門申請(qǐng)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案復(fù)印1.公司內(nèi)部員工因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印目的、復(fù)印內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)復(fù)印申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)印專用章”。3.復(fù)印檔案應(yīng)按照規(guī)定的數(shù)量進(jìn)行，不得超量復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、財(cái)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案徹底銷毀，不得遺漏。4.《檔案銷毀清冊(cè)》及監(jiān)銷記錄應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等。2.掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保圖像清晰可讀。圖像處理應(yīng)保證圖像的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。錄入完成后應(yīng)進(jìn)行多次校對(duì)，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，能夠方便快捷地查詢和利用檔案信息。2.實(shí)現(xiàn)檔案分類管理，按照檔案類別、年度、編號(hào)等進(jìn)行分類存儲(chǔ)和檢索。3.具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。4.能夠?qū)n案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)檔案信息管理