PAGE檔案數(shù)字化制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案信息的安全與完整，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案數(shù)字化工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確，不得篡改、歪曲原始檔案信息。2.完整性原則：全面、系統(tǒng)地對(duì)公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保證數(shù)字化檔案與原始檔案在內(nèi)容和形式上的一致性和完整性。3.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，保障檔案數(shù)字化過程中信息的安全，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。4.規(guī)范性原則：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的檔案管理規(guī)定，規(guī)范檔案數(shù)字化工作流程和操作方法。二、檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的各類檔案收集齊全，移交至檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。2.檔案整理檔案管理人員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)拆除金屬物，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（二）數(shù)字化加工1.掃描根據(jù)檔案的性質(zhì)、載體和保存狀況，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式。掃描分辨率應(yīng)滿足檔案查閱和利用的要求，一般不低于200dpi。掃描過程中，應(yīng)保證圖像清晰、完整，避免出現(xiàn)漏掃、重掃、偏斜等現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)掃描圖像進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。對(duì)于圖像中的文字信息，應(yīng)進(jìn)行清晰化處理，提高文字的可讀性。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，以便于檔案的查詢和利用。在數(shù)據(jù)掛接過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)圖像與目錄信息的一致性，確保掛接準(zhǔn)確無誤。（三）質(zhì)量檢測1.抽檢比例檔案數(shù)字化加工完成后，應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測。抽檢比例不低于加工總量的10%。2.檢測內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接、目錄信息準(zhǔn)確性等方面。對(duì)圖像質(zhì)量的檢測，主要檢查圖像的清晰度、完整性、色彩還原度等；對(duì)數(shù)據(jù)掛接的檢測，主要檢查圖像與目錄信息的對(duì)應(yīng)關(guān)系是否正確；對(duì)目錄信息準(zhǔn)確性的檢測，主要檢查目錄中的各項(xiàng)著錄信息是否準(zhǔn)確無誤。3.檢測結(jié)果處理對(duì)于檢測中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給數(shù)字化加工人員進(jìn)行整改。整改完成后，再次進(jìn)行檢測，直至質(zhì)量符合要求為止。（四）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)方式數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立異地災(zāi)備中心，定期將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份至異地存儲(chǔ)，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障等意外情況時(shí)，數(shù)據(jù)能夠及時(shí)恢復(fù)。2.存儲(chǔ)環(huán)境存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，避免因環(huán)境因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞。同時(shí)，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.數(shù)據(jù)備份策略制定科學(xué)合理的數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份。全量備份應(yīng)每月進(jìn)行一次，增量備份應(yīng)每天進(jìn)行一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，保存期限不少于檔案的保管期限。（五）檔案著錄與標(biāo)引1.著錄規(guī)則按照國家相關(guān)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄。著錄項(xiàng)目應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等。著錄過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)原始檔案信息，確保著錄內(nèi)容與檔案實(shí)際情況一致。2.標(biāo)引方法根據(jù)檔案內(nèi)容和主題，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類標(biāo)引和主題標(biāo)引。分類標(biāo)引應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行，主題標(biāo)引應(yīng)選用規(guī)范的主題詞表，確保標(biāo)引的準(zhǔn)確性和一致性。標(biāo)引完成后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核無誤后方可正式入庫。（六）檔案入庫與上架1.入庫前準(zhǔn)備對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行最后的審核和整理，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和完整性。同時(shí)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將審核通過的數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫中。準(zhǔn)備好檔案存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)場地，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行初始化和格式化，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。2.入庫流程將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)按照存儲(chǔ)方案進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的存儲(chǔ)索引和目錄。存儲(chǔ)過程中，應(yīng)注意數(shù)據(jù)的排列順序和存儲(chǔ)位置，便于日后的查詢和利用。對(duì)入庫后的數(shù)字化檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和標(biāo)注，注明檔案的類別、存儲(chǔ)位置、入庫時(shí)間等信息。3.上架管理將存儲(chǔ)有數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備上架存放，按照一定的順序進(jìn)行排列，便于管理和查找。同時(shí)，建立檔案上架清單，記錄檔案的存儲(chǔ)位置和相關(guān)信息。三、檔案數(shù)字化安全管理（一）人員安全管理1.人員背景審查參與檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，無違法違紀(jì)記錄。對(duì)涉及檔案數(shù)字化核心工作的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查。2.人員培訓(xùn)與教育定期組織檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和安全教育，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、安全保密規(guī)定等。對(duì)新入職的工作人員，應(yīng)進(jìn)行專門的入職培訓(xùn)，使其熟悉檔案數(shù)字化工作流程和安全要求。（二）設(shè)備安全管理1.設(shè)備選型與采購選用符合檔案數(shù)字化工作要求的設(shè)備，確保設(shè)備的性能穩(wěn)定、安全可靠。在設(shè)備采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進(jìn)行，選擇具有良好信譽(yù)和售后服務(wù)的供應(yīng)商。2.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)設(shè)備出現(xiàn)的故障和問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修和處理，記錄維修情況和更換部件信息。3.設(shè)備安全防護(hù)采取必要的安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。對(duì)設(shè)備的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能操作設(shè)備。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)訪問控制建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行權(quán)限管理。根據(jù)工作人員的崗位職責(zé)和工作需要，授予相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案數(shù)據(jù)。對(duì)數(shù)據(jù)訪問進(jìn)行審計(jì)和記錄，詳細(xì)記錄訪問時(shí)間、訪問人員、訪問內(nèi)容等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。2.數(shù)據(jù)加密與傳輸安全對(duì)重要的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用安全可靠的傳輸協(xié)議，如SSL/TLS等，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)按照數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案數(shù)字化工作的連續(xù)性。（四）環(huán)境安全管理1.場地安全檔案數(shù)字化工作場地應(yīng)具備良好的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。場地內(nèi)應(yīng)有防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案數(shù)字化工作環(huán)境的安全。2.環(huán)境監(jiān)控對(duì)檔案數(shù)字化工作場地的溫度、濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境參數(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保環(huán)境條件符合檔案存儲(chǔ)要求。同時(shí)，配備必要的環(huán)境調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，保證環(huán)境的穩(wěn)定性。四、檔案數(shù)字化工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)數(shù)字化加工質(zhì)量、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、人員操作規(guī)范等方面進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄檔案，詳細(xì)記錄監(jiān)督檢查的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等信息，作為考核評(píng)價(jià)的依據(jù)。2.外部監(jiān)督邀請專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)＜覍?duì)公司檔案數(shù)字化工作進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題，提高檔案數(shù)字化工作水平。積極接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議認(rèn)真整改落實(shí)。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)制定檔案數(shù)字化工作考核指標(biāo)體系，包括數(shù)字化加工質(zhì)量、工作進(jìn)度、安全管理、成本控制等方面?？己酥笜?biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)。數(shù)字化加工質(zhì)量指標(biāo)主要包括圖像質(zhì)量合格率、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、目錄信息準(zhǔn)確性等；工作進(jìn)度指標(biāo)主要包括檔案數(shù)字化任務(wù)完成率、按時(shí)交付率等；安全管理指標(biāo)主要包括安全事故發(fā)生率、數(shù)據(jù)備份及時(shí)率等；成本控制指標(biāo)主要包括數(shù)字化加工成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)等。2.考核周期檔案數(shù)字化工作考核周期為年度考核。每年年底，由檔案管理部門組織對(duì)各部門檔案數(shù)字化工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對(duì)考核優(yōu)