PAGE安置房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安置房檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在安置房建設(shè)、分配、管理及后續(xù)服務(wù)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負(fù)責(zé)的所有安置房項(xiàng)目檔案管理工作，包括安置房建設(shè)過程中形成的各類文件、資料、圖紙，以及安置房分配、入住后的相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)安置房檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映安置房建設(shè)、分配及管理的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的安置房檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管安置房建設(shè)、分配及管理過程中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全檔案檢索體系和數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，對(duì)保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。6.對(duì)公司/組織內(nèi)部各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在安置房建設(shè)、分配及管理過程中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門的檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案的安全和正確使用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.建設(shè)前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程技術(shù)文件工程勘察、設(shè)計(jì)文件，施工過程中的施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.工程竣工文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖）、工程質(zhì)量保修書等。4.安置房分配文件分配方案、分配名單、選房記錄、入住通知書等。5.入住后檔案住戶信息檔案、維修記錄、物業(yè)服務(wù)檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為建設(shè)前期檔案、工程建設(shè)檔案、安置房分配檔案、入住后檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)安置房檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期。1.永久保管檔案涉及安置房建設(shè)項(xiàng)目的重大決策、重要合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.長期保管檔案工程建設(shè)過程中的主要技術(shù)文件、竣工驗(yàn)收資料、安置房分配及入住后的重要檔案等，保管期限一般為[X]年。3.短期保管檔案一般性的文件資料，保管期限一般為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮防蟲、防盜等工作。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證電子檔案的可讀性和可用性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、防火門、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品等。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱安置房檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及安置房建設(shè)項(xiàng)目的外部單位或個(gè)人查閱檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和正確使用。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門提出查閱申請(qǐng)，領(lǐng)取《檔案查閱登記表》。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，查找并提供相關(guān)檔案資料，查閱人員在《檔案查閱登記表》上登記查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.安置房檔案僅供查閱、利用，未經(jīng)公司/組織書面同意，任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借檔案資料。2.因工作需要利用檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全和正確使用。利用過程中如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)安置房檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理核對(duì)，確定需要鑒定的檔案清單。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的初步鑒定意見進(jìn)行審議，形成最終鑒定結(jié)論。4.對(duì)鑒定為無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案無法恢復(fù)。