PAGE水庫管理處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水庫管理處檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫管理、工程建設(shè)、運行調(diào)度、維護(hù)維修以及相關(guān)決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水庫管理處各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水庫管理處檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)全處檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映水庫管理處各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理與水庫管理相關(guān)的各類文件材料，確保檔案的完整性，涵蓋水庫規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、運行、維護(hù)等各個環(huán)節(jié)。4.準(zhǔn)確性原則檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本處檔案管理制度。負(fù)責(zé)全處檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交歸檔。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.水庫管理處各部門在各項工作活動中應(yīng)及時形成真實、準(zhǔn)確、完整的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等各種載體形式。2.文件材料的形成應(yīng)遵循有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，符合公文格式要求，內(nèi)容清晰、字跡工整、簽署完備。（二）文件材料的收集范圍1.水庫規(guī)劃與前期工作文件水庫規(guī)劃報告、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。項目建議書、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。與規(guī)劃和前期工作相關(guān)的會議紀(jì)要、專家論證意見、批復(fù)文件等。2.工程建設(shè)文件工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程監(jiān)理文件等。工程施工過程中的各類技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告等。工程竣工驗收文件、竣工決算報告、審計報告等。3.運行管理文件水庫調(diào)度運行方案、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。水位、水量、水質(zhì)等監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄及分析報告。工程巡查記錄、維護(hù)維修記錄、設(shè)備運行記錄等。4.安全管理文件安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、隱患排查治理報告等。防汛抗旱工作文件，包括防汛預(yù)案、物資儲備清單、搶險隊伍組建情況等。安全生產(chǎn)事故報告及處理文件。5.財務(wù)管理文件財務(wù)預(yù)算、決算報表，財務(wù)收支憑證等。固定資產(chǎn)管理文件，包括資產(chǎn)登記、清查、處置等記錄。各類專項資金使用文件，包括申請、審批、使用情況報告等。6.人事管理文件人員招聘、錄用、調(diào)動、晉升等文件。員工培訓(xùn)記錄、考核評價文件、獎懲決定等。人事檔案材料，包括員工基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書等。7.行政管理文件單位內(nèi)部管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。對外聯(lián)絡(luò)文件，包括與上級主管部門、相關(guān)單位的往來函件、會議通知等。各類統(tǒng)計報表、年鑒等資料。（三）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并將整理好的文件材料按時移交檔案管理部門。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。3.科技檔案按照項目分類，每個項目下再按照專業(yè)分類，如工程設(shè)計、施工、運行管理等。4.會計檔案按照會計年度分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別。5.人事檔案按照個人進(jìn)行分類，包括履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料、獎懲材料等。6.聲像檔案按照內(nèi)容和時間順序分類，如照片檔案、錄像檔案等。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用“年度+保管期限代碼+流水號”的方式。例如，2023年永久保存的第1份文書檔案編號為“2023Y001”，其中“Y”代表永久保管期限。2.科技檔案編號：按照項目編號+專業(yè)代碼+流水號的方式編制。如某水庫工程建設(shè)項目的設(shè)計文件編號為“SKGCJSJSJ001”，其中“SKGCJSJ”為項目編號，“SJ”為設(shè)計專業(yè)代碼。3.會計檔案編號：按照會計年度+類別代碼+流水號的方式。如2023年的會計憑證編號為“2023KZP001”，“KZP”為會計憑證類別代碼。4.人事檔案編號：按照個人身份證號碼進(jìn)行編號。聲像檔案編號：按照拍攝時間+類別代碼+流水號的方式。如2023年5月拍攝的第1張照片編號為“202305ZP001”，“ZP”為照片類別代碼。（四）裝訂與編目1.文書檔案應(yīng)按照保管期限分別裝訂，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.科技檔案中的圖紙應(yīng)折疊成A4紙大小，與文字材料一起裝訂。3.會計檔案應(yīng)按照規(guī)定的順序裝訂成冊。4.檔案裝訂后，應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息，便于查找和利用。（五）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，符合要求的予以接收歸檔，不符合要求的退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)，歸檔清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架存放檔案，檔案密集架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和管理。2.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，按照檔案分類和編號順序存放檔案。3.對于特殊載體的檔案，如電子檔案、聲像檔案等，應(yīng)采用專門的存儲設(shè)備進(jìn)行保管，并做好備份。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括水庫規(guī)劃、工程建設(shè)的重要文件，涉及重大安全事故、重要人事任免等文件。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。4.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并在檔案整理和編目時明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查和盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、保管期限、存放位置等信息，檢查檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。3.對清查和盤點中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞檔案、查找丟失檔案、調(diào)整檔案存放位置等，并將清查和盤點結(jié)果形成報告存檔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、從實際出發(fā)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值，確保既不丟失有價值的檔案，又不保留無保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映水庫管理處的主要職能活動，是否具有歷史查考價值。2.檔案的保存狀況是否良好，是否有繼續(xù)保存的必要。3.檔案的利用頻率和利用價值，是否有較多的利用需求。（四）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案的內(nèi)容，逐件逐頁進(jìn)行分析判斷，確定檔案的價值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、來源、時間、保管期限等因素，綜合分析檔案的價值。（五）銷毀程序與要求1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報水庫管理處主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全和不泄露機(jī)密的前提下，充分滿足利用者的合理需求。（二）利用范圍1.本處工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計部門等因辦案需要查閱檔案。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時間、內(nèi)容、用途等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定期限]，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。到期應(yīng)及時歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、內(nèi)容、用途、查閱方式、借閱期限等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（五）保密規(guī)定1.利用檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和本處的保密制度，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保密處理，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)對檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，符合存儲要求。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類和編號順序進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和查詢。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)采集，確保電子文件的可讀性和可管理性。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對信息化管理