PAGE檔案管理制度分幾類一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理制度分類說明。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案分類概述公司/組織的檔案可分為以下幾大類：（一）行政管理類檔案主要包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍不同，可進一步細(xì)分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。（三）項目管理類檔案針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。（四）合同協(xié)議類檔案涵蓋公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。（五）財務(wù)審計類檔案如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。（六）聲像電子類檔案包括照片、錄音、錄像、電子文檔等。三、各類檔案詳細(xì)說明（一）行政管理類檔案1.行政文件收文：包括上級機關(guān)、平級單位發(fā)來的各類文件，按照文件的來源、時間順序進行編號登記，注明文件標(biāo)題、文號、發(fā)文機關(guān)、收文日期等信息。發(fā)文：公司/組織發(fā)出的文件，如通知、通報、報告等，應(yīng)留存底稿，并按照發(fā)文編號、發(fā)文日期、文件標(biāo)題等進行整理歸檔。2.會議記錄詳細(xì)記錄公司/組織召開的各類會議，包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應(yīng)及時整理，形成電子文檔和紙質(zhì)文檔，并按照會議時間順序進行編號歸檔。3.工作計劃與總結(jié)各部門及員工制定的年度、季度、月度工作計劃，以及工作完成后的總結(jié)報告。計劃和總結(jié)應(yīng)包括工作目標(biāo)、工作措施、工作進展、存在問題及改進措施等內(nèi)容，按照部門和時間順序進行分類歸檔。4.規(guī)章制度公司/組織制定的各項規(guī)章制度，如考勤制度、財務(wù)制度、保密制度等。規(guī)章制度應(yīng)明確制度名稱、制定部門、發(fā)布日期、生效日期、具體內(nèi)容等，按照制度類別進行整理歸檔。5.人事檔案員工個人檔案，包括員工基本信息、入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。人事檔案應(yīng)按照員工姓名進行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。6.印章管理檔案印章使用申請表、印章使用登記薄、印章刻制、更換、銷毀記錄等。印章管理檔案應(yīng)按照印章種類和使用時間順序進行整理歸檔，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料等。市場營銷檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型和時間順序進行分類整理，便于查詢和分析市場動態(tài)。2.財務(wù)管理檔案會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)申報資料、財務(wù)審計報告等。財務(wù)管理檔案應(yīng)按照會計年度和檔案類別進行整理歸檔，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和完整性。3.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、設(shè)備維護記錄、質(zhì)量檢驗報告、安全生產(chǎn)檔案等。生產(chǎn)管理檔案應(yīng)按照生產(chǎn)流程和時間順序進行分類整理，為生產(chǎn)管理提供有力支持。4.質(zhì)量管理檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量事故處理報告、質(zhì)量管理體系文件等。質(zhì)量管理檔案應(yīng)按照質(zhì)量控制環(huán)節(jié)和時間順序進行整理歸檔，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。5.技術(shù)研發(fā)檔案技術(shù)研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件等。技術(shù)研發(fā)檔案應(yīng)按照項目名稱和研發(fā)階段進行分類整理，保護公司/組織的技術(shù)創(chuàng)新成果。（三）項目管理類檔案1.項目立項文件項目可行性研究報告、項目立項申請書、項目批復(fù)文件等。項目立項文件應(yīng)按照項目名稱進行整理歸檔，作為項目開展的依據(jù)。2.項目計劃項目總體計劃、項目進度計劃、項目資源計劃等。項目計劃應(yīng)明確項目目標(biāo)、任務(wù)分解、時間節(jié)點、責(zé)任人等信息，按照項目階段和時間順序進行整理歸檔。3.項目進度報告項目周報告、月報告、季度報告、年度報告等，反映項目實際進展情況。項目進度報告應(yīng)包括項目完成情況、未完成任務(wù)及原因分析、下一步工作計劃等內(nèi)容，按照報告周期和項目名稱進行整理歸檔。4.項目驗收文件項目驗收申請報告、驗收報告、驗收證書等。項目驗收文件應(yīng)按照項目驗收時間和項目名稱進行整理歸檔，作為項目結(jié)束的重要依據(jù)。（四）合同協(xié)議類檔案1.合同采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類合同。合同應(yīng)包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同條款、附件等內(nèi)容，按照合同類別和簽訂時間順序進行整理歸檔。2.協(xié)議合作協(xié)議、意向書、保密協(xié)議等各類協(xié)議。協(xié)議應(yīng)明確協(xié)議雙方、協(xié)議內(nèi)容、生效條件等信息，按照協(xié)議類別和簽訂時間順序進行整理歸檔。（五）財務(wù)審計類檔案1.財務(wù)報表資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等年度、中期財務(wù)報表。財務(wù)報表應(yīng)按照會計年度和報表種類進行整理歸檔，反映公司/組織的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.審計報告內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。審計報告應(yīng)包括審計范圍、審計發(fā)現(xiàn)問題、審計建議等內(nèi)容，按照審計時間和審計機構(gòu)進行整理歸檔。3.稅務(wù)資料納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等。稅務(wù)資料應(yīng)按照納稅年度和稅種進行整理歸檔，確保稅務(wù)合規(guī)。（六）聲像電子類檔案1.照片公司/組織活動照片、產(chǎn)品照片、工程照片等，按照拍攝時間和主題進行分類整理。照片應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，建立電子相冊和紙質(zhì)照片檔案。2.錄音重要會議錄音、講座錄音、采訪錄音等，按照錄音時間和主題進行整理歸檔。錄音應(yīng)進行文字轉(zhuǎn)錄，形成電子文檔和紙質(zhì)文檔，便于查閱。3.錄像公司宣傳片、項目視頻、活動錄像等，按照視頻內(nèi)容和時間順序進行整理歸檔。錄像應(yīng)進行剪輯制作，形成高質(zhì)量的視頻資料，并建立電子視頻檔案和紙質(zhì)說明文檔。4.電子文檔各類辦公軟件文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等，按照文件類型和時間順序進行分類整理。電子文檔應(yīng)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全，并建立索引目錄，便于快速查找。四、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門及員工應(yīng)及時將在工作中形成的各類檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料的及時收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目等整理工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行科學(xué)合理的分類，編制檔案編號和目錄，便于檔案的查詢和管理。（三）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。（四）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。3.因特殊情況需要外借檔案時，應(yīng)填寫檔案外借申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過[X]天，逾期應(yīng)及時歸還。檔案外借期間，檔案管理部門應(yīng)跟蹤檔案的使用情況，確保檔案安全。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.定期檢查檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。4.審核檔案鑒定與銷毀清單，批準(zhǔn)檔案銷毀工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.