PAGE全面改薄檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)全面改薄檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在全面改善貧困地區(qū)義務(wù)教育薄弱學(xué)校基本辦學(xué)條件（以下簡(jiǎn)稱“全面改薄”）工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與全面改薄工作的各級(jí)教育行政部門(mén)、學(xué)校及相關(guān)單位在全面改薄項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映全面改薄工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理全面改薄工作各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案的齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、保管、利用等工作有序進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校隱私及個(gè)人敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）教育行政部門(mén)職責(zé)1.制定全面改薄檔案管理的政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督下級(jí)部門(mén)及學(xué)校的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)收集、匯總、保管本地區(qū)全面改薄工作的綜合性檔案資料，如規(guī)劃文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)報(bào)告等。3.組織開(kāi)展檔案管理工作的培訓(xùn)、檢查和考核，提高檔案管理水平。（二）學(xué)校職責(zé)1.建立健全本校全面改薄檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)。2.負(fù)責(zé)本校全面改薄項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的規(guī)范、完整。3.按照教育行政部門(mén)的要求，及時(shí)報(bào)送本校全面改薄檔案資料，并配合做好檔案的檢查驗(yàn)收工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案資料的整齊有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的存儲(chǔ)狀況，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為全面改薄工作提供信息支持和服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.全面改薄工作規(guī)劃、實(shí)施方案、年度計(jì)劃等文件資料。2.項(xiàng)目申報(bào)、審批、招投標(biāo)文件及相關(guān)合同協(xié)議。3.工程建設(shè)過(guò)程中的各類圖紙、設(shè)計(jì)變更記錄、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等。4.設(shè)備采購(gòu)清單、招投標(biāo)文件、合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。5.資金預(yù)算、撥款文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資金使用臺(tái)賬等財(cái)務(wù)資料。6.教師培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、教師隊(duì)伍建設(shè)相關(guān)資料。7.學(xué)生資助政策落實(shí)情況、受助學(xué)生名單及相關(guān)證明材料。8.學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)條件改善前后對(duì)比資料等。9.其他與全面改薄工作相關(guān)的文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的質(zhì)量要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照全面改薄工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案資料分為規(guī)劃類（A）、項(xiàng)目建設(shè)類（B）、設(shè)備采購(gòu)類（C）、財(cái)務(wù)管理類（D）、師資隊(duì)伍建設(shè)類（E）、學(xué)生資助類（F）、學(xué)校發(fā)展類（G）等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)格式為：類別代碼年度流水號(hào)，如A2023001。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁(yè)、不壓字。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、密集架等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。（三）保管期限1.全面改薄檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括全面改薄工作的規(guī)劃、總結(jié)、重要文件、重大項(xiàng)目資料等；長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為30年，主要包括項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、財(cái)務(wù)管理等方面的重要資料；短期保管的檔案期限一般為10年，主要包括一般性文件、臨時(shí)性資料等。3.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和實(shí)際工作需要確定，并在檔案目錄中注明。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案資料的正確使用。2.嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱檔案資料。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案資料的，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案資料的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)依據(jù)檔案原件，如實(shí)反映檔案內(nèi)容，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。（三）利用記錄檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等情況，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性是否符合要求。3.檔案的密級(jí)是否發(fā)生變化，是否需要調(diào)整保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保銷(xiāo)毀徹底。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》作為檔案資料長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立全面改薄檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。2.提供檔案信息的在線檢索和利用服務(wù)，滿足相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)檔案資料的查詢需求。3.利用系統(tǒng)生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為全面改薄工作的決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止因意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立全面改薄檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檔案整理是否規(guī)范，編目是否準(zhǔn)確。3.檔案保管場(chǎng)所的條件和設(shè)施設(shè)備情況，檔案保管是否安全。4.檔案信息化管理情況，檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否安全。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)檔案管理情況進(jìn)行全面評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分單位或項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。