PAGE工程檔案安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的安全保密管理，確保工程檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及工程檔案管理的部門(mén)、項(xiàng)目組及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保工程檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障工程檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)工程檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理。4.誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：明確工程檔案形成部門(mén)和個(gè)人的安全保密責(zé)任。二、工程檔案定義及范圍（一）定義工程檔案是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。（二）范圍1.工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程施工過(guò)程中的文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等。6.工程聲像檔案，如工程照片、錄像等。7.與工程相關(guān)的其他文件，如招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。三、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、項(xiàng)目組的工程檔案管理工作。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案安全。5.負(fù)責(zé)工程檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。（二）工程建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工程文件的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程檔案管理，確保工程檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的收集、整理和歸檔工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)項(xiàng)目工程檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案管理符合本制度要求。2.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參與方的檔案管理工作，督促相關(guān)人員及時(shí)整理和移交檔案。3.審核項(xiàng)目工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見(jiàn)。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)工程檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作。3.妥善保管工程檔案，確保檔案安全，防止檔案損壞丟失。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。四、工程檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)、項(xiàng)目組應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的工程文件，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（二）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照工程檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和編目。3.確保工程檔案的整理質(zhì)量，做到分類(lèi)合理、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（三）整理方法1.工程項(xiàng)目前期文件按照文件形成時(shí)間順序進(jìn)行整理。2.工程設(shè)計(jì)文件按照專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)整理。3.工程施工文件按照施工進(jìn)度、施工部位進(jìn)行分類(lèi)整理，可分為施工管理文件、施工技術(shù)文件、施工物資文件、施工測(cè)量記錄、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、施工試驗(yàn)記錄等。4.工程監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作流程進(jìn)行分類(lèi)整理，可分為監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件按照驗(yàn)收程序和內(nèi)容進(jìn)行整理，可分為竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)等。6.工程聲像檔案按照拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容進(jìn)行整理，并配以文字說(shuō)明。五、工程檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)、項(xiàng)目組應(yīng)在工程建設(shè)項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.歸檔的工程檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案管理部門(mén)留存。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔的工程檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的工程檔案應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)工程建設(shè)有一定保存價(jià)值，在工程竣工驗(yàn)收后[X]年內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。4.對(duì)工程建設(shè)只起短期作用，在工程竣工驗(yàn)收后[X]年內(nèi)需要查考利用的檔案應(yīng)列為短期保管。（三）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、工程檔案利用與借閱（一）利用原則1.工程檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱工程檔案。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱工程檔案。2.工程建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)單位因工作需要查閱工程檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱工程檔案的情況。（三）借閱程序1.檔案利用者需填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的工程檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（四）查閱程序1.檔案利用者需填寫(xiě)《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供利用者查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。4.查閱者如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。七、工程檔案安全保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其安全保密責(zé)任。3.對(duì)涉及工程檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識(shí)。（二）物理安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和控制，確保檔案保存環(huán)境符合要求。（三）信息安全1.對(duì)電子工程檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止檔案信息泄露。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的物理位置。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（四）保密制度1.嚴(yán)格限制工程檔案的知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.在對(duì)外提供工程檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和審批，確保檔案信息不被泄露。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的工程檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司成立工程檔案安全保密監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門(mén)牽頭，相關(guān)部門(mén)人員參加，負(fù)責(zé)對(duì)公司工程檔案安全保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用情況。3.工程檔案安全保密措施的落實(shí)情況。4.檔案管理人員的安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的工程檔案安全保密檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)或項(xiàng)目組的工程檔案管理情況進(jìn)行不定期抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)工程檔案管理中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。2.對(duì)違反工程檔案安全保密制度的行為，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。3.對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃?rùn)n案管理部門(mén)應(yīng)制定年度工程檔案安全保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于工程檔案安全保密的規(guī)定。2.公司工程檔案安全保密制度。3.工程檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。4.安全保密意識(shí)和職業(yè)道德教育。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員和相關(guān)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。2.專(zhuān)題講座：邀請(qǐng)專(zhuān)家或?qū)W者進(jìn)行專(zhuān)題講座，提高培訓(xùn)