PAGE貿易合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司貿易合同檔案的管理，確保合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理效率，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿易合同檔案的管理，包括但不限于進出口貿易合同、國內貿易合同、合作協(xié)議等各類涉及貿易業(yè)務的合同文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：貿易合同檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.真實性原則：合同檔案應如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內容的真實性。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案進行保密管理。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司業(yè)務決策提供有力支持。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善貿易合同檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理貿易合同檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索和利用等工作。3.定期對合同檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.對各部門合同檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，提出改進意見和建議。（二）合同業(yè)務部門職責1.負責本部門貿易合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同相關文件提交給檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔工作，提供必要的信息和資料。3.嚴格遵守合同檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借合同檔案。（三）其他部門職責1.涉及合同簽訂、履行的其他部門，應按照各自職責，配合做好合同檔案管理工作。2.在業(yè)務活動中形成的與貿易合同相關的文件、資料，應及時移交檔案管理部門歸檔。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.貿易合同文本及相關附件，包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同簽訂過程中的往來函件、談判記錄、會議紀要、可行性研究報告等。3.合同履行過程中的發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、報關單、提單、保險單等相關憑證。4.合同糾紛處理過程中形成的文件、資料，如仲裁裁決書、法院判決書等。5.其他與貿易合同有關的重要文件、資料。（二）收集要求1.合同業(yè)務部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同文本及相關附件提交給檔案管理部門。2.在合同履行過程中形成的各類憑證，應按照業(yè)務發(fā)生順序及時整理，定期移交檔案管理部門。3.合同糾紛處理完畢后，相關部門應在[X]個工作日內將處理結果及相關文件移交檔案管理部門。（三）整理方法及要求1.檔案管理部門按照合同類別、年度、保管期限等進行分類整理。2.每份合同檔案應編制目錄，目錄內容包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、主要條款、附件清單等。3.對合同附件應進行編號，并在目錄中注明附件名稱、編號及頁碼。4.合同檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進行裝訂和存放，確保檔案整齊、美觀。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門收到合同業(yè)務部門提交的合同檔案后，應進行認真核對，確保檔案資料齊全、完整。2.對核對無誤的合同檔案進行分類、編號，并按照檔案整理要求進行裝訂。3.將裝訂好的合同檔案放入檔案盒或檔案袋中，填寫檔案盒（袋）封面及脊背的相關信息，包括合同編號、合同名稱、年度、保管期限等。4.將整理好的合同檔案按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息，建立電子檔案目錄。（二）保管期限1.貿易合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關系等的合同檔案，應列為永久保管。3.一般貿易合同檔案的保管期限為長期，期限為[X]年。4.短期保管的合同檔案期限為[X]年，主要包括一些臨時性、一次性的貿易合同。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保合同檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.對電子合同檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設備上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。4.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員應做好檔案借閱登記和庫房出入登記工作。五、合同檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.檔案管理部門應建立完善的合同檔案檢索系統(tǒng)，支持按合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額等多種方式進行檢索。2.利用檔案管理系統(tǒng)的電子目錄，快速定位所需合同檔案的存放位置。3.編制紙質檔案檢索工具，如合同檔案索引、分類目錄等，方便查閱紙質檔案。（二）利用流程1.公司內部各部門因工作需要查閱合同檔案時，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.將申請表提交給檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內容進行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應的合同檔案。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將合同檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（三）借閱管理1.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)公司分管領導簽字批準。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理合同檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還合同檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有問題應及時向借閱人員提出。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、合同業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對到期合同檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.已超過保管期限，且確無保存價值的合同檔案。2.合同履行完畢，且相關業(yè)務已終結，無后續(xù)利用價值的檔案。3.經(jīng)鑒定小組認定，屬于重復、無效或錯誤的合同檔案。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的合同檔案進行逐一審查，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.將鑒定報告提交公司分管領導審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案管理部門負責組織實施合同檔案的銷毀工作，銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門合同檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同檔案的收集、整理是否及時、準確，歸檔是否規(guī)范，保管是否安全完整等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立合同檔案管理工作考核制度，將合同檔案管理工作