PAGE安質檢驗部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安質檢驗部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在安質檢驗工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安質檢驗部在工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安質檢驗部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映安質檢驗工作的實際情況，不得篡改或偽造。3.保密性原則：對涉及公司機密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）安質檢驗部負責人1.全面負責安質檢驗部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。2.審批檔案管理工作計劃、制度和流程，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員1.負責安質檢驗部檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等具體工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作計劃，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.對檔案的借閱、歸還進行登記和管理，嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。（三）各崗位人員1.負責本崗位工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并及時移交檔案管理人員歸檔。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安質檢驗部制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、報告等文件。2.安質檢驗標準、規(guī)范、操作規(guī)程等技術文件。3.檢驗檢測報告、原始記錄、證書、資質文件等業(yè)務資料。4.儀器設備的采購合同、使用說明書、維護記錄等相關資料。5.人員培訓記錄、考核資料、資質證書等人事檔案。6.與外部機構的合作協(xié)議、往來信函等文件。7.其他與安質檢驗工作相關的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各崗位人員應及時將工作中形成的文件、資料、記錄收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件、資料、記錄應真實、準確、完整，不得缺頁、漏項。3.對電子文件應同時收集紙質文件或進行備份，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.檔案管理人員對收集到的文件、資料、記錄進行分類整理，按照檔案的形成時間、來源、內容等進行歸類。2.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便檔案的檢索和利用。4.對檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，確保檔案的準確性和完整性。2.將審核通過的檔案按照檔案類別和保管期限進行歸檔，存入檔案庫房。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）保管期限1.安質檢驗部檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案，如公司重要文件、資質證書、檢驗檢測報告等。長期保管的檔案：在一定時期內具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至5年。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)檔案的性質、內容和重要程度等因素進行綜合判斷，并嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理。4.對電子檔案應定期進行備份，備份介質應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自進入檔案庫房，如需進入應經部門負責人批準，并做好登記。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)工作需要，及時為安質檢驗部各崗位人員提供檔案查詢、借閱服務。2.設立檔案查閱室，方便員工查閱檔案。員工查閱檔案應在查閱室內進行，不得將檔案帶出查閱室。3.對需要復制的檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定進行復制，并做好登記。復制的檔案應與原件核對無誤后，加蓋檔案管理專用章。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息，并經部門負責人批準。2.檔案管理人員根據(jù)批準的《檔案借閱申請表》，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交給借閱人，并做好登記。3.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、復印、銷毀檔案。如需延長借閱期限應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）保密規(guī)定1.對涉及公司機密、客戶隱私等敏感信息的檔案，借閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。2.檔案管理人員應對檔案的借閱情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素進行綜合判斷。（二）鑒定程序1.檔案管理人員定期對保管期滿的檔案進行清理，提出檔案鑒定意見。2.成立檔案鑒定小組，由安質檢驗部負責人、檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成。鑒定小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進行審核。3.鑒定小組根據(jù)審核結果，對需要銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清單》經部門負責人批準后生效。（三）銷毀方法1.對需要銷毀的檔案，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。3.銷毀后的《檔案銷毀清單》應妥善保管，保存期限為[X]年。七、檔案管理信息化（一）信息化建設目標1.建立安質檢驗部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，方便員工利用檔案。3.利用信息化手段，加強對檔案的安全管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化管理措施1.配備檔案管理信息化設備，如計算機、服務器、掃描儀、打印機等，確保檔案管理信息系統(tǒng)的正常運行。2.對檔案管理人員進行信息化培訓，提高其信息化操作技能和管