PAGE檔案管理制度分類號一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、決定等正式文件。2.會議文件：公司各類會議的通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.工作計劃與總結(jié)：各部門及公司年度、季度、月度工作計劃和總結(jié)。4.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核等相關(guān)資料。5.行政事務(wù)檔案：公司證照、印章管理、辦公用品采購、車輛管理、辦公區(qū)域管理等相關(guān)文件。（二）財務(wù)檔案1.會計憑證：各類原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表及相關(guān)分析報告。4.稅務(wù)檔案：納稅申報資料、稅務(wù)審計報告等。5.財務(wù)預(yù)算與決算：年度財務(wù)預(yù)算編制及執(zhí)行情況報告、決算報告。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、客戶信息、銷售合同、營銷活動策劃與執(zhí)行資料等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)流程記錄、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄等。3.研發(fā)項目檔案：項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。4.采購檔案：采購計劃、供應(yīng)商信息、采購合同、驗收報告等。5.物流檔案：發(fā)貨記錄、運輸單據(jù)、倉儲管理資料等。（四）合同檔案1.銷售合同：與客戶簽訂的各類銷售合同。2.采購合同：與供應(yīng)商簽訂的采購合同。3.租賃合同：辦公場地、設(shè)備等租賃合同。4.服務(wù)合同：委托服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等合同。5.其他合同：公司簽訂的各類其他合同。（五）項目檔案1.項目立項文件：項目可行性研究報告、立項批復(fù)等。2.項目實施過程文件：項目進度報告、項目變更記錄、項目協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等。3.項目驗收文件：驗收申請、驗收報告、驗收證書等。三、檔案編號（一）編號規(guī)則1.采用分類編號法，根據(jù)檔案分類設(shè)置不同的編號段。2.編號由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下的順序號。3.具體編號示例如下：行政檔案：XZ001財務(wù)檔案：CW001業(yè)務(wù)檔案：YW001合同檔案：HT001項目檔案：XM001（二）編號管理1.檔案編號由綜合管理部門統(tǒng)一編制和管理。2.新增檔案時，按照編號規(guī)則及時賦予新的編號。3.檔案編號應(yīng)保持唯一性，不得重復(fù)使用。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，及時將相關(guān)檔案整理歸檔，移交綜合管理部門。3.對于重要的臨時性工作或項目，應(yīng)在工作完成后一個月內(nèi)完成檔案收集工作。（二）整理方法1.按照檔案分類進行整理，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.每份檔案應(yīng)進行編號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.對于電子檔案，應(yīng)按照相同的分類方法進行整理，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案移交綜合管理部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和編號等信息。3.審核無誤后，檔案管理人員將檔案按照分類編號順序進行歸檔存放。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：公司重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)報表、重大項目檔案等。3.長期保管的檔案：一般的業(yè)務(wù)檔案、合同檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：一般性的行政事務(wù)檔案等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等條件良好。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進行管理，限制查閱和借閱范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案整理、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案存放地點的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.對電子檔案應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置必要的訪問權(quán)限和密碼，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性等因素，對檔案進行逐一審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.