PAGE公司印信檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印信檔案管理，確保公司印信的安全使用和檔案的完整保存，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的印信檔案管理工作。（三）定義1.印信：指公司正式對外使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。2.檔案：指與印信使用相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，包括印信申請單、用印審批表、印信使用登記表、印信交接記錄、印信損壞或遺失報告等。二、印信管理（一）印信的種類及用途1.公章：代表公司的法定權(quán)力，用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、報表等的簽署和證明。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等，具有明確的合同簽署用途。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：作為公司法定代表人的個人印章，在特定情況下代表法人行使權(quán)力，如辦理銀行業(yè)務(wù)、簽署某些特定文件等。5.部門章：由各部門根據(jù)工作需要申請刻制，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的加蓋，不得用于對外簽署合同或重要文件。（二）印信的刻制與啟用1.申請：各部門因工作需要刻制印信，應(yīng)填寫《印信刻制申請表》，詳細(xì)說明印信名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.審核：行政管理部門對申請進(jìn)行審核，重點審查申請理由是否充分、印信用途是否符合公司規(guī)定等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制?？讨七^程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督印章制作質(zhì)量，確保印章清晰、規(guī)范、合法。4.啟用：印信刻制完成后，行政管理部門應(yīng)填寫《印信啟用申請表》，詳細(xì)記錄印信名稱、規(guī)格、啟用日期、啟用范圍等信息，并附上印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可正式啟用。啟用時，應(yīng)將印信的啟用情況通知相關(guān)部門和人員。（三）印信的保管1.專人保管：各類印信應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印信管理規(guī)定。2.保管場所：印信應(yīng)存放在安全可靠的場所，配備必要的保險柜、鎖具等安全設(shè)施。公章、合同專用章等重要印信應(yīng)實行雙人保管制度。3.保管要求：保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印信保管規(guī)定，不得擅自將印信帶出保管場所。非工作時間，印信應(yīng)存放在保險柜內(nèi)，并妥善保管鑰匙。如因特殊情況需要將印信帶出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）印信的使用1.申請：使用印信應(yīng)填寫《印信使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及重要事項或金額較大的合同用印，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核：行政管理部門對用印申請進(jìn)行審核，重點審查用印事由是否合理、用印文件是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。審核通過后，方可進(jìn)行用印。3.用印：用印時，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對用印申請單與用印文件內(nèi)容是否一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。用印后，應(yīng)在《印信使用登記表》上詳細(xì)記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。4.登記備案：行政管理部門應(yīng)定期對印信使用情況進(jìn)行登記備案，建立印信使用臺賬，詳細(xì)記錄印信的使用時間、用途、用印人等信息。印信使用臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。（五）印信的停用與銷毀1.停用：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要停用印信時，行政管理部門應(yīng)填寫《印信停用申請表》，詳細(xì)說明印信停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。印信停用后，保管人員應(yīng)及時將印信收回，并妥善保管。2.銷毀：對于已停用的印信，行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，填寫《印信銷毀申請表》，詳細(xì)說明印信名稱、規(guī)格、停用日期、銷毀原因等信息，并附上印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存至少[X]年。三、檔案管理（一）檔案的收集與整理1.收集范圍：與印信管理相關(guān)的各類文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案管理范圍，包括印信申請單、用印審批表、印信使用登記表、印信交接記錄、印信損壞或遺失報告、印信刻制文件、印信啟用文件、印信停用文件、印信銷毀文件等。2.收集要求：各部門應(yīng)及時將與印信管理相關(guān)的文件、資料、記錄等提交給行政管理部門，確保檔案收集的完整性和及時性。行政管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行收集整理，避免文件丟失或遺漏。3.整理方法：行政管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途、時間等因素進(jìn)行，確保檔案分類清晰、便于查找。整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號、編目，建立檔案目錄清單，并將檔案目錄清單錄入檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案的保管1.保管場所：印信檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.保管方式：印信檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序進(jìn)行裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限等信息。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲和管理，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.保管期限：印信檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。一般情況下，印信申請單、用印審批表、印信使用登記表等檔案的保管期限為[X]年；印信刻制文件、印信啟用文件、印信停用文件、印信銷毀文件等檔案應(yīng)永久保存。（三）檔案的查閱與借閱1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印信檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱事由、查閱檔案名稱、查閱日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。行政管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，方可提供查閱服務(wù)。查閱時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱等信息，并在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱印信檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱事由、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及重要事項或機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。行政管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記借閱時間、借閱人、借閱檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息，并在指定地點進(jìn)行借閱，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司范圍。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，行政管理部門應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案的保密與安全1.保密制度：印信檔案涉及公司的重要信息和機(jī)密事項，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得查閱、借閱、復(fù)制、傳播印信檔案。2.安全措施：檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案庫房的安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全可靠。同時，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處理能力，防止檔案丟失、損壞、被盜等安全事故的發(fā)生。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立印信檔案管理監(jiān)督小組，由行政管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)部門、審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司印信檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印信檔案管理工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）檢查內(nèi)容1.印信管理：檢查印信的保管是否安全可靠，使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用印行為。2.檔案管理：檢查檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，檔案是否完整、準(zhǔn)確，是否存在檔案丟失、損壞、泄露等問題。3.制度執(zhí)行：檢查印信檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否存在制度執(zhí)行不力、違反制度規(guī)定等問題。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組對整改情況進(jìn)行復(fù)查。對于