PAGE承裝技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司承裝技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及承裝技術(shù)檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于工程技術(shù)部門、物資采購部門、質(zhì)量檢驗部門、項目管理部門等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：承裝技術(shù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司承裝技術(shù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋承裝技術(shù)活動全過程的各類文件、資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息，嚴格保密，防止泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善承裝技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司承裝技術(shù)檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高檔案查詢效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。5.負責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案實體安全。6.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)。7.對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時效性。8.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門承裝技術(shù)文件資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理要求進行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對、借閱等工作，遵守檔案管理制度。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)項目承裝技術(shù)檔案的總體協(xié)調(diào)和管理工作，確保項目檔案資料的齊全、完整。2.組織項目團隊按照檔案管理要求，及時整理、歸檔項目過程中的各類文件資料。3.對項目檔案的真實性、準確性負責(zé)，督促項目成員做好檔案工作。4.在項目結(jié)束后，及時將項目檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目立項文件，包括項目可行性研究報告、立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。3.設(shè)備采購文件，包括采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備清單等。4.施工過程文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告等。5.調(diào)試與驗收文件，包括調(diào)試報告、驗收報告、試運行記錄等。6.技術(shù)總結(jié)與評估文件，如項目技術(shù)總結(jié)、技術(shù)評估報告等。7.與承裝技術(shù)相關(guān)的其他文件資料，如會議紀要、往來函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于外來文件，如設(shè)計變更通知、設(shè)備到貨驗收單等，應(yīng)及時登記并歸檔。4.在項目實施過程中，應(yīng)同步收集各類文件資料，避免事后補檔。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的文件資料進行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理，可根據(jù)項目階段、文件類型等進行分類。3.對每份文件資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。4.編制檔案目錄清單，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。5.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料，應(yīng)定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案管理部門將檔案進行歸檔，并在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中錄入相關(guān)信息。4.建立檔案移交清單，雙方簽字確認，明確檔案的移交情況。（二）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.按照檔案類別和保管期限，對紙質(zhì)檔案進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識。4.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.建立電子檔案目錄索引，便于快速查找和調(diào)用。（三）保管期限1.承裝技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括項目立項文件、重要的設(shè)計文件、設(shè)備采購合同等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至30年，如施工過程中的重要文件、調(diào)試與驗收報告等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，如一般性的往來函件、會議紀要等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定是否提供查閱，并安排專人陪同查閱。4.查閱檔案時，應(yīng)在指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。5.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對檔案的安全負責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息，嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，防止檔案信息擴散。4.對檔案存儲場所進行保密管理，限制無關(guān)人員進入。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案實體和信息的安全保護。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等。3.定期對檔案進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.對電子檔案的存儲和傳輸，采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。5.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過度保存或提前銷毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況進行。3.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同參與。（二）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合評估，確定檔案的存毀。2.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，填寫《檔案鑒定銷毀申請表》。3.《檔案鑒定銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)進行造冊登記，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。2.采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)