PAGE看守所檔案室管理制度一、總則（一）目的看守所檔案室管理制度旨在規(guī)范看守所檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為看守所各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于看守所全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范和操作流程。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：看守所檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為看守所工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善看守所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理看守所各類檔案，包括收押、釋放、案件辦理、人員管理等方面的檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高看守所工作人員的檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案室的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和管理，配合檔案室做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極利用檔案為部門工作服務(wù)，及時(shí)向檔案室反饋檔案利用情況。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.收押人員檔案：包括收押登記表、健康檢查表、入所談話記錄等。2.案件檔案：涵蓋各類刑事案件、行政案件的相關(guān)材料，如起訴書、判決書、證據(jù)材料等。3.人員管理檔案：如民警工作記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲情況等。4.其他檔案：看守所工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如分為刑事檔案、行政檔案、人員檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案存放1.按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取專柜存放、專人保管等措施。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映看守所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案；長(zhǎng)期保管的檔案一般是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)看守所工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)看守所工作有參考價(jià)值的檔案。（四）檔案檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.看守所內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)部門因辦案需要查閱檔案。3.其他符合規(guī)定的單位和個(gè)人因特殊需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.看守所內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效證件，經(jīng)看守所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員陪同查閱。3.其他單位和個(gè)人查閱檔案，需經(jīng)看守所上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)看守所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門共同銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立看守所檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案資源共享。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。