PAGE衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本系統(tǒng)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生系統(tǒng)各級各類醫(yī)療衛(wèi)生機構、衛(wèi)生行政部門及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生系統(tǒng)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映衛(wèi)生工作的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案內容的真實性。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門衛(wèi)生系統(tǒng)應設立專門的檔案管理部門，負責本系統(tǒng)檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理：負責收集、整理、歸檔各類衛(wèi)生檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案保管：做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。3.檔案利用：為檔案利用者提供優(yōu)質服務，及時準確地提供所需檔案資料。4.檔案統(tǒng)計：對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.檔案信息化建設：推進檔案信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施。（三）各部門職責1.形成部門：負責本部門各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的質量，并按規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.協(xié)助部門：在檔案管理部門的指導下，協(xié)助做好本部門檔案的整理、保管、利用等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表等。2.醫(yī)療檔案：包括病歷、診斷證明、檢查檢驗報告、手術記錄、護理記錄等。3.科研檔案：包括科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、科研成果等。4.教學檔案：包括教學計劃、教案、教學大綱、學生成績等。5.人事檔案：包括職工履歷、考核、任免、獎懲、工資等材料。6.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.設備檔案：包括設備購置合同、說明書、驗收報告、維修記錄等。8.基建檔案：包括基建項目立項、設計、施工、竣工驗收等文件材料。（二）收集要求1.及時收集：各部門應及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得積壓、散失。2.完整準確：收集的文件材料應內容完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.分類整理：對收集的文件材料應按照檔案分類方案進行分類整理，便于歸檔。（三）歸檔時間1.文書檔案：次年上半年歸檔。2.醫(yī)療檔案：應在患者出院后[X]個工作日內歸檔。3.科研檔案：項目完成后[X]個月內歸檔。4.教學檔案：學期結束后[X]周內歸檔。5.人事檔案：職工調動、離職等手續(xù)辦理完畢后[X]個工作日內歸檔。6.財務檔案：會計年度終了后，由財務部門保管[X]年，期滿后移交檔案管理部門歸檔。7.設備檔案：設備驗收合格后[X]個工作日內歸檔。8.基建檔案：項目竣工驗收合格后[X]個月內歸檔。（四）歸檔程序1.整理編目：檔案管理人員對收集的文件材料進行分類、編號、編目，編制檔案目錄。2.裝訂裝盒：將整理好的文件材料進行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.上架排列：將裝訂好的檔案盒按照檔案分類順序上架排列，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管條件1.庫房建設：檔案庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制：庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%[X]%之間。3.設備配備：庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、空調、除濕機、消防器材等。（二）檔案整理1.定期整理：檔案管理人員應定期對檔案進行整理，檢查檔案的保管情況，對破損、褪色的檔案進行修復或復制。2.數(shù)字化處理：對重要檔案應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備、人員的安全管理，確保檔案的安全。2.人員出入管理：嚴格控制檔案庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。3.安全檢查：定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.應急處置：制定檔案安全應急預案，對突發(fā)安全事件進行及時有效的處置。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內部利用：衛(wèi)生系統(tǒng)內部各部門因工作需要查閱檔案的，可向檔案管理部門提出申請。2.外部利用：外單位因工作需要查閱檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得對外提供利用。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復制檔案。3.出具證明：檔案管理部門可根據(jù)檔案利用者的需要，出具檔案證明材料。出具的證明材料應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、查閱期限等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標準1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、保存價值等因素，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期三種。2.鑒定方法：檔案鑒定工作小組應按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報本單位負責人批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，檔案管理部門應指定專人負責銷毀檔案，銷毀時應注意保密，確保檔案信息不被泄露。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應邀請本單位紀檢監(jiān)察部門或上級主管部門派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應按照檔案管理系統(tǒng)的要求，及時準確地錄入檔案信息，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。2.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。3.數(shù)據(jù)備份：建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作接受上級主管部門、檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容與方式1.監(jiān)督檢查內容：包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的組織實施情況、檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查方式：采取定期檢查與不定期抽查相結合的方式，對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。檢查時可查閱檔案資料、實地查看檔案庫