PAGE建筑業(yè)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑業(yè)檔案室的管理，有效保護和利用檔案資源，提高公司檔案管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及涉及建筑業(yè)相關(guān)業(yè)務的所有人員在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司建筑業(yè)檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應真實反映公司建筑業(yè)業(yè)務活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集與公司建筑業(yè)相關(guān)的各種載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便捷利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司建筑業(yè)檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司建筑業(yè)各類檔案，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。3.對檔案進行分類、編號、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查詢、借閱等服務。6.參與公司建筑業(yè)項目的檔案驗收工作，對項目檔案的完整性、準確性進行審核。7.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行處理。8.開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門在建筑業(yè)業(yè)務活動中形成的檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至公司檔案室。2.明確本部門兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作的具體落實，配合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。3.在項目實施過程中，按照檔案管理要求，及時整理、歸檔項目文件，確保項目檔案資料的真實、完整、準確。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。（三）檔案形成人員職責1.在工作中形成檔案資料的員工，應及時將辦理完畢的文件材料進行整理，按照檔案管理要求進行分類、編號，確保檔案資料的清晰、完整。2.對所形成檔案資料的真實性、準確性負責，不得故意隱瞞或提供虛假信息。3.積極配合本部門兼職檔案員及檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證件。工程勘察、設計文件，包括勘察報告、設計圖紙、設計變更等。2.施工過程文件施工組織設計、施工方案、技術(shù)交底等。工程質(zhì)量控制文件，如原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。工程進度文件，包括施工進度計劃、進度報表、工程進度照片等。工程安全管理文件，如安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故報告及處理文件等。工程成本文件，如工程預算、結(jié)算文件，成本分析報告等。工程合同文件及相關(guān)協(xié)議，包括建設工程施工合同、分包合同、采購合同等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表等。工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。4.其他與建筑業(yè)相關(guān)的文件公司內(nèi)部關(guān)于建筑業(yè)項目的會議紀要、決策文件等。與項目相關(guān)的往來函件、傳真、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門在建筑業(yè)業(yè)務活動中形成的檔案資料進行收集，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成人員應在文件辦理完畢后，及時將文件材料移交至本部門兼職檔案員，不得積壓或自行留存。3.對于重要的、涉及多部門的檔案資料，相關(guān)部門應加強溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的全面收集。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等大類。在大類基礎上，再按照具體的類別進行細分，如施工過程文件可分為質(zhì)量控制、進度管理、安全管理等小類。2.編號對每一份檔案進行編號管理，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+項目編號+檔案類別編號+順序號”的方式，例如：202300101001，表示2023年第001個項目的工程前期文件中的第01類的第001份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和管理。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對完整的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案的原貌。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門兼職檔案員在對本部門檔案資料進行整理后，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交至公司檔案室。3.檔案室檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案入庫保管。（二）保管期限1.永久保管公司建筑業(yè)項目的立項批復、可行性研究報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等重要文件。工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程竣工圖等反映工程全貌和最終成果的文件。涉及公司重大利益、具有長期保存價值的合同協(xié)議等文件。2.長期保管工程質(zhì)量控制文件、工程安全管理文件、工程進度文件等在工程建設過程中形成的重要文件，保管期限為10年至30年。公司內(nèi)部關(guān)于建筑業(yè)項目的重要會議紀要、決策文件等，保管期限為10年。3.短期保管一般性的往來函件、傳真、電子郵件等文件，保管期限為3年至5年。（三）保管要求1.檔案室應具備良好的保管條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別、編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全保管。5.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.公司外部相關(guān)單位因業(yè)務往來、審計、檢查等需要查閱檔案資料，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.內(nèi)部利用公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱檔案資料，應填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、查閱期限等信息。將申請表提交至本部門負責人審批，部門負責人審核同意后簽字。申請人持審批后的申請表到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并做好登記。查閱檔案時，應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整無損。2.外部利用公司外部單位如需查閱檔案資料，應提前向公司提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案范圍等信息。公司相關(guān)部門對查閱申請函進行審核，審核同意后報公司領(lǐng)導審批。經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，查閱單位持介紹信到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并做好登記。外部單位查閱檔案時，應在檔案室指定人員的陪同下進行，不得擅自摘抄、復制、拍照或帶走檔案。如需特殊情況需帶走檔案，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案資料，未經(jīng)公司批準，不得對外提供查閱或借閱。2.檔案利用過程中，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。如因工作需要對檔案進行摘錄、復制，應經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。3.檔案利用結(jié)束后，利用人員應及時將檔案歸還檔案室，不得轉(zhuǎn)借他人。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案室定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務部門負責人及公司檔案管理負責人組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案室填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀申請表提交至公司檔案管理負責人審批，審批同意后簽字。3.檔案