PAGE學校檔案管理制度附則一、總則（一）目的學校檔案是學校教育教學、行政管理、后勤服務等各項工作的真實記錄，是學校發(fā)展歷程的重要見證。本制度旨在規(guī)范學校檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為學校各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職員工和學生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映學校各項工作的實際情況，確保檔案的完整性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案安全管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不損壞。同時，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案進行妥善保管。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各項工作和社會利用提供便捷的檔案信息服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門學校設(shè)立檔案管理部門，作為學校檔案管理的職能機構(gòu)，負責全校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、指導和監(jiān)督。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導學校各部門、各年級組、各學科組的檔案工作，對兼職檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.定期對學校檔案進行清查、核對，確保檔案的完整、準確和安全。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為學校各項工作提供檔案信息服務。6.參與學校重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確。2.指定一名兼職檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受學校檔案管理部門的業(yè)務指導。3.按照學校檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交學校檔案管理部門集中保管。4.積極配合學校檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍學校檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.黨群工作類：學校黨組織的各類文件、會議記錄、黨員名冊、表彰獎勵等檔案。2.行政管理類：學校行政機構(gòu)的各類文件、工作計劃、總結(jié)、會議紀要、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。3.教學工作類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、教材、試卷、學生成績冊、教學研究成果等檔案。4.學生管理類：學生學籍檔案、學生獎懲記錄、學生綜合素質(zhì)評價檔案、畢業(yè)生檔案等。5.后勤管理類：學校基本建設(shè)檔案、物資設(shè)備檔案、房產(chǎn)檔案、校園安全檔案等。6.教師業(yè)務類：教師個人業(yè)務檔案、教學成果、科研成果、培訓記錄等檔案。7.其他類：學校舉辦的各類活動、重大事件、對外交流等形成的檔案。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案材料的真實性和原始性。3.對重要文件和資料應進行備份，防止丟失或損壞。4.各部門在工作中形成的電子文件，應按照學校檔案管理部門的要求進行整理和歸檔，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年歸檔。2.教學檔案應在每學期結(jié)束后及時歸檔。3.學生檔案應在學生畢業(yè)或離校后及時歸檔。4.其他類檔案應在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員對收集到的檔案進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號、編目。2.填寫檔案移交清單，將整理好的檔案移交學校檔案管理部門。3.學校檔案管理部門對移交的檔案進行審核、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核驗收合格的檔案，由學校檔案管理部門進行統(tǒng)一保管。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法學校檔案采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。1.年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。2.機構(gòu)分類：按照學校內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置進行分類，同一機構(gòu)形成的文件集中整理。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映學校主要職能活動和歷史面貌的重要文件；長期保管的檔案是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的文件；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)對學校工作有參考價值的文件。（三）編號與編目1.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號年度保管期限流水號的形式。2.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，便于檢索和利用。（四）裝訂與裝盒1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應標明全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息。五、檔案的保管（一）保管場所學校應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。（二）保管設(shè)備1.檔案架：用于存放檔案盒，檔案架應堅固耐用，排列整齊。2.溫濕度計：用于監(jiān)測檔案庫房的溫度和濕度。3.滅火器：用于預防火災。4.防蟲藥品：用于防止檔案被蟲蛀。5.除濕機：用于調(diào)節(jié)檔案庫房的濕度。6.空調(diào)設(shè)備：用于調(diào)節(jié)檔案庫房的溫度。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導小組，由學校分管領(lǐng)導擔任組長，檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素綜合判定檔案的保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值差異，確定檔案的保存價值。3.專家論證法：對于一些價值難以確定的檔案，可邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進行論證，確定檔案的保存價值。（四）鑒定標準1.永久保管的檔案：反映學校主要職能活動和歷史面貌的重要文件，如學校章程、發(fā)展規(guī)劃、重大決策、重要會議記錄、重要人事任免等。具有長遠利用價值的檔案，如教學成果、科研成果、榮譽證書等。涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案，需長期保存。2.長期保管的檔案：反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的文件，如工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、教學檔案、學生檔案等。本部門在一定時期內(nèi)形成的重要文件，如部門年度工作計劃、總結(jié)、重要會議記錄等。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對學校工作有參考價值的文件，如臨時性通知、一般性報表、簡報等。已過保管期限，且無保存價值的文件。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作領(lǐng)導小組負責人簽字確認。3.經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后，按照國家有關(guān)規(guī)定進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容學校檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案種類、檔案利用情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬：檔案管理人員應定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進行記錄，建立檔案統(tǒng)計臺賬。2.定期統(tǒng)計分析：檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，掌握檔案工作的基本情況和發(fā)展趨勢，為學校檔案工作決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表檔案管理部門應按照上級主管部門的要求，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整、報送及時。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密原則，確保檔案信息的合理利用。（二）利用范圍1.學校內(nèi)部利用：學校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職員工和學生因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱學校檔案。2.社會利用：外單位因工作需要，經(jīng)學校檔案管理部門批準，可查閱、借閱學校檔案。涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案，未經(jīng)學校批準，不得對外提供利用。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。查閱檔案時，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員負責復制。復制檔案應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。檔案利用登記應包括利用者姓名、單